SWOT tarkoittaa vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia. Yritykset analysoivat tilanteitaan SWOT- ja SWOT -analyysityökalujen avulla. Muutamia työkaluja voivat olla kyselyt, kokoukset, havainnot ja ulkoiset arviot. SWOT -analyysin tarkoituksena on määrittää kunkin alueen muuttujien perusteella, kuinka hyvin yritys toimii tällä hetkellä ja missä se voi menestyä tulevaisuudessa. SWOT -analyysityökalut eivät ole samat jokaiselle yritykselle tai tilanteelle; omistajien ja johtajien on etsittävä jokaisen analyysin aikana tärkeimmät tekijät.
Kyselyt voivat olla tarpeen yrityksen auttamiseksi määrittelemään vahvuutensa ja heikkoutensa. Omistajat ja esimiehet voivat esimerkiksi lähettää kyselyn jokaiselle operatiiviselle johtajalle. Kysely sisältää kysymyksiä, joiden avulla jokainen voi vastata rehellisesti ja antaa totuudenmukaisen kuvan yrityksen toiminnasta. SWOT -analyysityökalut voivat myös käyttää kyselyitä vastaamaan mahdollisuuksiin tai uhkiin liittyviin kysymyksiin. Tietojen saaminen useilta osapuolilta voi auttaa yrityksen johtoryhmää tekemään oikeita päätöksiä vaihtoehtoisesta liiketoiminnasta.
Kokoukset ja kohderyhmät edustavat muita vaihtoehtoja SWOT -analyysityökaluille. Merkittävä haitta kyselyissä voi olla vuorovaikutuksen puute osallistujien ja vastauksia tarkistavien välillä. Kokoukset ja kohderyhmät auttavat voittamaan tämän haitan, koska omistajat ja johtajat voivat esittää kysymyksiä ja pyytää palautetta osallistujilta. Myös kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus voi antaa enemmän tietoa siitä, miten yritys voi muuttaa heikkoudet vahvuuksiksi SWOT-analyysin kannalta. Näistä kokouksista voi tulla myös muuta tietoa, mikä tekee niistä arvokkaita.
Havainnot voivat olla tehokkain kaikista SWOT -analyysityökaluista. Omistajat ja johtajat voivat saada ensikäden tietoa liiketoiminnan sisäisestä toiminnasta. Havaintojen käyttäminen voi poistaa kaiken subjektiivisuuden ja nukan yrityksen SWOT -analyysiprosessista. Esimerkiksi alemman tason operatiiviset johtajat voivat yrittää vähätellä osastojensa negatiivisia puolia. Tämä heikentää kuitenkin kokonaisprosessia, koska huono tieto voi johtaa ylemmän johtoryhmän huonoihin päätöksiin.
Yrityksen SWOT -analyysin viimeistelemiseksi tarvitaan usein ulkoisia arvioita tai oivalluksia. Konsultit tai muut ulkopuoliset ammattilaiset voivat antaa tärkeitä, yksityiskohtaisia tietoja SWOT -analyysia varten. Näillä henkilöillä voi olla näkemystä tai suosituksia yritykselle ulkoisista taloudellisista tekijöistä. Esimerkiksi joskus uhat voidaan paljastaa ulkoisella näkemyksellä. Tietäen kuinka kilpailija voi muuttaa markkinoita voi muuttaa yrityksen SWOT -analyysiä.