Tapahtumasuunnittelijan työtehtävät ovat erilaisia palvelun kohteena olevien yksilöiden tai yritysten tyypin ja erityisesti suunnittelua edellyttävien tapahtumien tai tapahtumapaikkojen suhteen. Jotkut tapahtumasuunnittelijat haluavat auttaa perheitä järjestämään syntymä-, vuosipäivä- tai hääjuhlia. Tällaiset tehtävät edellyttävät tyypillisesti ulkopuolista freelance -konsulttia. Jotkut tapahtumasuunnittelijan työpaikat, kuten yrityksen sisällä, voivat olla kokopäiväisiä. Tällöin tapahtumasuunnittelijan tavoitteena on edistää yritystä tapahtumilla, kuten tiedotusseminaareilla tai yrityksen tuotteisiin ja/tai palveluihin liittyvillä messuilla.
Jotkut tapahtumasuunnittelijan tehtävät pyörivät suurten tapahtumien ympärille, joita saattaa tapahtua vain kerran vuodessa tai kerran usean vuoden välein. Palvelut, kuten elintarvikkeiden myynti, kuljetus ja turvallisuus, on järjestettävä sellaisille paikoille, kuten Super Bowl, olympialaiset ja presidentin avajaiset, vain muutamia mainitaksemme. Tapahtuman laajuudesta riippumatta tapahtumien suunnittelijoina mukana olevien on kyettävä järjestämään ja ryhmittelemään kaikki yksityiskohdat varmistaakseen, että tapahtuman kaikki osat kulkevat sujuvasti. Joskus asiat menevät pieleen tapahtuman aikana. Suunnittelijan on oltava valmis korjaamaan tilanteen arvioimalla ja organisoimalla uudelleen ja ottamalla tarvittaessa ulkopuolista apua.
Tapahtumasuunnittelija vastaa kaikista tapahtuman osa -alueista. Hän voi järjestää puhujia, järjestää osallistujien ilmoittautumisen tapahtumaan, järjestää ja ajoittaa kokouksia tai seminaareja ja varmistaa, että kaikki kutsutut vieraat täyttävät tarpeensa. Suunnittelijan päätavoite on varmistaa, että tapahtuma sopii sille ryhmälle tai yritykselle, jonka parissa hän työskentelee, ja että se on menestys kyseiselle yritykselle.
Jos tapahtumasuunnittelija palkataan järjestämään tapahtuma tietyn alan ihmisille, jotta he voivat esimerkiksi tavata ja olla vuorovaikutuksessa, suunnittelija voi harkita, voisiko tämä parhaiten suorittaa luento- ja seminaarisarjan, interaktiivisten keskustelupaneelien tai messujen avulla . Eri muodot ovat todennäköisesti tehokkaampia eri ammattilaisryhmille. Luentosarja ei ehkä ole paras vaihtoehto tapahtumalle interaktiivisen teknologian ammattilaisille, eikä se siten täytä vuokrausyrityksen asettamaa tavoitetta. Toisaalta lääketieteen ammattilaiset saattavat olla tottuneempia luentojen oppimismuotoon.
Vaikka tapahtumasuunnittelijan työtehtävissä ei ole koulutusta, monilla suunnittelijoilla on vähintään kandidaatin tutkinto markkinoinnista, liike -elämästä, matkailun hallinnosta tai vieraanvaraisuudesta. Näiden alojen opiskelu auttaa varmistamaan, että opiskelija ymmärtää tapahtumasuunnittelun luonteen ja hänellä on taitoja suunnitella ja järjestää monenlaisia tapahtumia. Se myös valmistaa ehdokkaita käsittelemään kaikkia ongelmia, joita saattaa ilmetä tapahtumien suunnittelun aikana tai niiden tapahtuessa.
Tapahtumasuunnittelijan töiden palkka voi vaihdella melkoisesti. Yritysten lisäksi ne, jotka eivät halua mennä freelance -reitille, voivat löytää töitä kongressikeskuksista, hotelleista ja lomakohteista, risteilyyrityksistä ja kasinoista. Muita tapahtumasuunnittelutehtäviä voi löytää voittoa tavoittelemattomilta järjestöiltä tai itse tapahtumasuunnittelutoimistolta.