Eri tyyppiset tehtävienhallintatyökalut käyttävät erilaisia lähestymistapoja tehokkaaseen ja menestyksekkääseen ajan ja tehtävien hallintaan sellaisilla aloilla kuin tekniikka, tekniikka, kirjanpito ja monet muut. Parhaat työkalut käyttävät muutamia yksinkertaisia mutta oleellisia toimintoja: reaaliaikainen näkymä projektista tai tehtävästä, helppo yhteistyö kaikkien asiaankuuluvien osapuolten välillä, helppo päivitys sekä käytettyjen ja käytettävissä olevien resurssien seuranta. Tehtävienhallintatyökalujen pitäisi myös mahdollistaa helppokäyttöisyys, tehtävien virtaviivaistaminen ja monipisteinen projektinhallinta. Erilaisia työkaluja voidaan rakentaa tietyn toimialan eri tehtävien ja ajanhallintatarpeiden tai itse tehtävienhallintamenetelmän ympärille.
Yritysten ja pienyritysten on kyettävä hallitsemaan tiimejä, jotka voivat olla hajallaan ympäri maailmaa ja jotka työskentelevät eri aikavyöhykkeillä. Tehtävienhallintatyökalujen kyky tarjota reaaliaikainen ja yksityiskohtainen näkymä tietyn projektin tai tehtävien kaikista osa-alueista on kriittinen liiketoiminnan menestyksen kannalta. Esimerkiksi lasersäteen valmistajalla voi olla pääkonttori Texasissa, myyntiedustajat monissa eri maissa ja tuotantolaitos Taipeissa. Jos presidentti tai jopa nuorin työntekijä tarvitsee pääsyn tietyn projektin yksityiskohtiin, online-tehtävienhallintatyökalut voivat tarjota tämän reaaliajassa.
Jotkin tehtävienhallintatyökalut on suunniteltu keskittymään yhteistyötarpeiden tyydyttämiseen. Näiden tehtävienhallintatyökalujen avulla käyttäjät voivat keskittyä ja hallita omia tehtäviään ja tallentaa tai tallentaa turvallisesti kaikki asiaan liittyvät tehtäviin liittyvät asiakirjat, kokousmuistiinpanot ja ryhmäkeskustelut. Useiden tehtävien yhdistäminen eri ryhmiin sekä niihin liittyvät tiedot ja asiakirjat mahdollistavat tehokkaamman tiimiyhteistyön. Globaalissa liiketoimintaympäristössä reaaliaikainen tiimiyhteistyö kaikkien osapuolten välillä fyysisestä sijainnista riippumatta on kriittistä ja mahdollistaa yrityksen tai organisaation suorittaa erilaisia projektitehtäviä nopeammin ja tehdä enemmän voittoa.
Tehtävienhallintatyökaluja voidaan myös rakentaa tehtävän tilan ja projektipäivitysten tarjoamisen tärkeyden ympärille. Nämä sovellukset on suunniteltu kiertämään tietyn projektin tai tehtävien etenemistä. Jotkut tiettyyn projektiin osallistuvat jäsenet eivät välttämättä osallistu kaikkiin hankkeisiin, joissa yritys tai organisaatio työskentelee. Tämäntyyppinen tehtävienhallintatyökalu erottaa, järjestää ja tiedottaa asianomaisille osapuolille. Projektipäällikölle on ilmoitettava kaikista hänen suoraan valvomistaan projekteista, kun taas alemman tason työntekijä voi tarvita vain tilan päivityksiä projektille, johon hän on osallisena. Tämäntyyppiset tehtävienhallintatyökalut voivat myös päivittää asiaankuuluvat osapuolet automaattisesti sähköpostitse, tekstiviestillä tai muulla digitaalisen viestinnän keinolla.