Ostotilausten tehtävänä on sallia tavaroiden tai palvelujen ostaminen eri toimittajilta. Eri kokoisia ja tyyppisiä ostoksia varten käytetään erilaisia tilauslomakkeita. Näitä lomakkeita ovat ostotarjoukset tai -pyynnöt, säännölliset ostotilaukset, pysyvät ostotilaukset, yleiset ostotilaukset, palvelusopimukset ja muutostilaus.
Jos liiketoimintayksikön on tehtävä hankinta, se laatii tavanomaisessa ostotilausprosessissa ostotilauspyynnön tai -pyynnön, jossa kerrotaan halutut tuotteet, määrä, yksikkökustannukset, kun tuotteet vaaditaan, ja haluttu toimittaja, jos sellainen on. Liiketoimintayksikkö esittää pyynnön johtajalle, jolla on valtuutus hyväksyä hankinta, tai hankintaosastolle hyväksyttäväksi. Jos ostotilaus koskee suuria hankintoja tai suuria summia, se saattaa vaatia useamman kuin yhden hyväksyntätason ennen sen viimeistelyä.
Hankintaosasto tarkistaa pyynnön ja valitsee parhaan myyjän materiaalille tai palveluille. Kun pyyntö on hyväksytty, ostotilaus annetaan ja sille annetaan numero, ja tähän numeroon viitataan sitten kaikissa tilausta koskevissa kirjeenvaihdoissa toimituksen ja maksun kautta. Tilauslomakkeet voivat olla sähköisiä tai painettuja. Ostotilauslomakkeen ulkonäkö ei ole tärkeä; sen tiedot muodostavat myyjän ja ostajan välisen sopimuksen.
Pysyviä tilauslomakkeita käytetään, kun yritys tarvitsee säännöllisen toimituksen saman määrän materiaalia, kuten kuukausittaisen lähetyksen. Pysyvä ostotilaus hyväksyy toimitusvälin ja hyödykkeen hinnan sekä määrittää, kuinka kauan pysyvä tilaus on voimassa. Pysyvää ostotilausta voidaan käyttää myös laitteisiin tai kunnossapitosopimuksiin, jotka jatkuvat määrätyn ajan.
Yleisiä ostotilauslomakkeita käytetään kattamaan rutiininomainen hankinta pieniä määriä vähäarvoisia tuotteita. Esimerkiksi toimistolla voi olla kattava ostotilaus paperin, musteen ja väriaineiden hankkimiseksi kopiointi- ja tulostustoimintoja varten. Yleistilaus rajoittaa tyypillisesti ostettavien tuotteiden tyyppejä ja asettaa yksittäisen tilausrajan ja kokonaisarvorajan sekä viimeisen käyttöpäivän.
Sopimuslomakkeita käytetään yleensä projektin loppuun saattamiseen tarvittavien töiden kattamiseen. Ne määrittelevät tarkasti, mitä töitä tehdään ja missä aikataulussa. Sopimusperusteinen ostotilaus voi sisältää välimaksuja, kun hanke saavuttaa tietyt välitavoitteet. Jos hankkeen aikana tulee tarpeelliseksi muuttaa vaatimuksia, muutosmääräys voidaan antaa. Muutostilaus kertoo tarkasti, mitä eritelmiä on muutettu, ja se sisällytetään alkuperäiseen ostotilaukseen.
Yrityksen vaatimukset voivat vaatia tarjouksen tekemistä ostoista, jotka maksavat enemmän kuin tietty määrä rahaa tai jotka liittyvät tietyntyyppisiin tavaroihin tai palveluihin. Tässä tapauksessa hankintaosasto pyytää tarjouksia. Kun tarjoukset on vastaanotettu ja tarkistettu, hankintaosasto myöntää ostotilauksen voittajalle.