Tällaisen tapahtuman toteuttamiseen tarvittavat varainkeruutarvikkeet voivat vaihdella sen mukaan, minkä tyyppistä varainkeruuta järjestetään. Esimerkiksi golf -varainkeräys vaatii erilaisia materiaaleja ja tarvikkeita kuin kasino -illan varainkeräys. Jotkut varainkeruutarvikkeet ovat kuitenkin välttämättömiä järjestettävän tapahtuman tyypistä riippumatta, ja suurin osa näistä tavallisista tarvikkeista keskittyy kirjanpitoon ja käteisen käsittelyyn. Esimerkiksi kassa tai rekisteri tarvitaan yleensä myynnin seuraamiseen, muutosten tekemiseen ja maksutietojen syöttämiseen lokiin tai tietokonejärjestelmään.
Jos varainkeräys on jonkinlainen kilpailu, kuten golfturnaus, jotkin tarvittavat varainkeruutarvikkeet sisältävät palkintoja tai palkintoja, jotka yleensä lahjoitetaan paikallisilta yrityksiltä tai yksityishenkilöiltä; tuloskortit tai muut asiakirjat pisteytyksen seuraamiseksi; ja muita palkintoja turnaukseen tai tapahtumaan ilmoittautuneille. Esimerkiksi T-paidat ovat tavallisia lahjoja osallistujille, mutta on tärkeää, että varainkeräyksen järjestäjä seuraa, kuinka paljon rahaa käytetään mainostuotteisiin, jotta tapahtumasta saadaan voittoa. Tapahtuman järjestämiseen voidaan myös vaatia lupa, varsinkin jos se järjestetään julkisella paikalla.
Varainkeräystarvikkeet voivat olla tarpeen myös tapahtumassa myytävien tavaroiden pakkaamiseen. Joskus evästeitä tai karkkeja voidaan myydä varainkeruuna, ja jos asiakas ostaa suuren määrän tavaroita, voi olla tarpeen pakata tavarat tai laittaa ne laatikoihin. Se auttaa myös jakelussa, jos useat vapaaehtoiset perustavat varainkeruupisteitä eri paikkoihin. Jos tuotteet on lähetettävä, vaaditaan laatikot, samoin kuin lokikirjat lähetyskulujen ja tarvittaessa seurantanumeroiden dokumentoimiseksi.
Tapahtumakohtaiset varainkeruutarvikkeet voivat vaihdella rajusti. Esimerkiksi kasino -iltana tarvitaan korttipakkoja, pelimerkkejä, korttipöytiä ja muita koristeita, jotta tapahtumasta tulee toimiva ja juhlava. Urheiluturnaus vaatii turvavarusteita, riittävän tilan tapahtuman järjestämiseen ja muita kyseiseen lajiin tai tapahtumaan liittyviä laitteita. Joulukuusen myynti voi vaatia puustoja ja puuverkkoja tai ainakin lankaa tai köyttä. Jos jakelupalveluja tarjotaan, tarvitaan kuorma -auto tai muu kuljetusajoneuvo sekä henkilö, jolla on pätevyys ajaa kyseistä ajoneuvoa turvallisesti ja laillisesti.