Vastaanotto -ohjelmisto voi suorittaa useita erilaisia tehtäviä. Se voi auttaa järjestämään viestejä, seurata työntekijöitä ja hallita saapuvia puheluita. On myös ohjelmistopaketteja, joiden avulla käyttäjä voi integroida useita näistä toiminnoista yhteen pakettiin, ja ohjelmia, jotka hallitsevat vastaanottovirkailijan toimintoja tietyillä aloilla.
Yksi yksinkertaisimmista vastaanotto -ohjelmistoista on ohjelmat, jotka järjestävät viestejä ja seuraavat työntekijöiden saatavuutta. Näiden ohjelmien avulla vastaanottovirkailijat voivat tehdä sähköisen tallennuksen kaikista saapuvista viesteistä, mukaan lukien toimitusaika vastaanottajalle. Heillä voi olla myös kalenteritoimintoja, jotka antavat ajankohtaista tietoa työntekijöiden sijainnista sen lisäksi, että vastaanottovirkailijat voivat varata tapaamisia muille. Jotkin ohjelmat integroituvat myös muihin toimintoihin, kuten sähköposti, viestien jakelukyvyn parantamiseksi.
On myös erilaisia vastaanotto -ohjelmistoja, joita käytetään puhelimen käytön seurantaan ja tukemiseen yrityksissä, joissa soitetaan paljon. Nämä tuotteet koostuvat tyypillisesti näytöstä, joka näyttää tietoja puheluista ja niiden soittamisen työkaluista. Tiedot voivat sisältää nykyisen numeron, jonossa olevat puhelut ja perustiedot. Työkalut voivat sisältää mitä tahansa, joka voi auttaa puhelun soittamisessa, kuten näppäimistö, puhelun pidätys ja katkaisu sekä soittajan tunnistus (ID).
Vastaanotto -ohjelmisto, joka auttaa käyttäjää soittamaan, voi suorittaa toimintoja myös muille linjoille. Se voi tarkistaa, onko tietty linja ilmainen ja siirtää puhelun automaattisesti tai lähettää sen vastaajaan. Tämä ominaisuus voi käsittää yhden tai useamman sijainnin organisaation koosta ja monimutkaisuudesta riippuen. Jotkin tuotteet mahdollistavat myös monilinjaisen toiminnallisuuden, kuten neuvottelupuhelujen määrittämisen ja valvonnan.
Jotkut vastaanotto -ohjelmistot on suunniteltu hallitsemaan tietyn alan haasteita. Esimerkiksi lääketeollisuudelle on tuotteita, joilla on toimintoja potilasasiakirjojen käsittelyyn, tapaamismuistutusten lähettämiseen ja potilaiden itsepalveluvaihtoehtojen hallintaan. Tällaisten ominaisuuksien tarkoituksena on automatisoida joitakin vastaanoton toistuvimpia piirteitä tietyllä alueella.
Toiminnastaan riippumatta useimmissa vastaanotto -ohjelmistoissa on graafinen käyttöliittymä (GUI). Tämä näyttää usein kaikki käytettävissä olevat työkalut yhdellä näytöllä. Se, miten se on järjestetty ja kuinka monta ominaisuutta on, vaihtelee suuresti eri tuotteiden välillä. Esimerkiksi jotkin ohjelmistot näyttävät yhden puhelun tai alanumeron kerrallaan, kun taas toiset näyttävät useita laajennuksia ja niiden tilan yhdellä näytöllä.