Vastaanottovirkailijan työpaikkoja löytyy kaikilla toimialoilla, ja ne voidaan yleensä luokitella yrityksen tai organisaation tyypin mukaan. Vastaanoton vastaanottovirkailijat työskentelevät lääketieteellisissä ja hammaslääkäritoimistoissa, kampaamoissa, yrityksissä ja monissa muissa organisaatioissa. Näissä tehtävissä työskentelevät ihmiset ovat hyvin usein ensimmäiset kasvot, jotka organisaatioiden vierailijat näkevät.
Tyypillisiä tehtäviä kaikentyyppisille vastaanottovirkailijoille ovat puhelimiin vastaaminen ja puheluiden reititys, viestien vastaanottaminen, kävijöiden tervehdys ja vierailijoiden kysymyksiin vastaaminen. Vastaanottovirkailijat voivat myös lajitella ja toimittaa postin, suorittaa tietojen syöttötehtäviä, lähettää fakseja ja ottaa valokopioita. Vastaanottovirkailijoiden yleiset tehtävät ovat usein samankaltaisia toimialasta riippumatta, mutta erityiset vastuut vaihtelevat usein toimialan ja työpaikan mukaan.
Esimerkiksi lääkintä- ja hammaslääketieteellisissä toimistoissa vastaanoton vastaanottovirkailijana työskentelevät ihmiset vastaavat puhelimiin, järjestävät tapaamisia ja tervehtivät potilaita. He myös usein pyytävät potilaita täyttämään lääketieteelliset lomakkeet ja keräävät vakuutustietoja ja maksuja. Joissakin lääketieteellisissä ja hammaslääketieteellisissä toimistoissa, erityisesti pienemmissä, joissa ei ole omaa laskutushenkilöstöä, vastaanottovirkailijat voivat myös olla vuorovaikutuksessa vakuutusyhtiöiden kanssa ja seurata potilaita, kun rahaa on velkaa. Vastaanottovirkailijan työpaikat lääketieteellisissä ja hammaslääketieteellisissä toimistoissa vaativat usein herkkyyttä ihmisille ja ongelmille ja kivulle, jotka saattavat aiheuttaa potilaille kärsimystä.
Parturi -kampaamojen vastaanoton vastaanottovirkailijat tervehtivät asiakkaita ja ilmoittavat stylisteille heidän asiakkaidensa saapuessa. He ottavat myös asiakkaiden maksut ja sovivat tapaamiset puhelimitse ja henkilökohtaisesti. Salonin vastaanottovirkailijat voivat myös vastata kysymyksiin kampaamoissa myytävistä hiustuotteista tai jopa odottaa heidän aktiivisesti mainostavan salonkituotteita.
Yritysten vastaanottovirkailijan työpaikat voivat vaihdella suuresti yritysten välillä. Jotkut vieraiden vastaanottovirkailijat saattavat suorittaa enemmän lähtötason tehtäviä, kuten tervehtiä kävijöitä ja vastata puheluihin, ja muissa yrityksissä vastaanoton vastaanottovirkailijat auttavat myös turvaamaan. He voivat pyytää kävijöitä kirjautumaan sisään ja jopa toimittamaan tunnuksia yrityksen rakennuksiin tuleville ihmisille. Pienemmissä yrityksissä vastaanottovirkailijoiden on usein suoritettava monia muita tehtäviä puhelimien vastaamisen ja vierailijoiden tervehdyksen lisäksi.
Vastaanottovirkailijaksi ryhtyminen edellyttää yleensä ystävällistä, vieraanvaraista persoonallisuutta, selkeää puhelimen ääntä ja tietokoneen taitoja. Soveltuvuus elektronisten laitteiden, kuten kytkentätaulujen, valokuvakopiokoneiden ja muiden toimistolaitteiden käyttöön, on hyödyllinen. Tieto yleisistä toimistokäytännöistä ja toimistojen toiminnasta on myös hyödyllistä. Lukion koulutus on tavallinen vähimmäiskoulutustaso. Hakijoilla, joilla on jonkinlainen korkeakoulututkinto, saattaa olla helpompi saada työtä vastaanoton vastaanottovirkailijana ahtailla työmarkkinoilla.