Useimmat videoneuvottelutekniikat voidaan järjestää erilaisiin laitteisiin, joita tarvitaan videoneuvotteluihin, ja ohjelmistoihin, joita käytetään yhteyden muodostamiseen osallistujien välillä. Vakiolaitteisto alkaa tämän tyyppiseen viestintään tarvittavista ääni- ja videolaitteista, mukaan lukien kamerat, mikrofonit ja kaiuttimet. Muut laitteistotarpeet ovat yleisempiä, ja niihin kuuluvat tietokoneet ja näytöt, liitäntälaitteet tai verkkolaitteet sekä kaikki tarvittavat erikoislaitteet. Videoneuvottelutekniikka sisältää myös tämän tyyppisiin konferensseihin käytettävän ohjelmiston, yleensä ohjelmat, joilla luodaan yhteyksiä käyttäjien ja video- tai äänieditointiohjelmistojen välille.
Videoneuvottelutekniikka viittaa yleensä laitteistoon ja ohjelmistoon, joita vaaditaan videoneuvotteluun osallistuvilta käyttäjiltä. Yksi tämän tyyppisen tekniikan tärkeimmistä komponenteista on ääni- ja videokuvauslaitteet. Tämä sisältää tyypillisesti yhden tai useamman kameran sekä vähintään yhden mikrofonin, ja ne asetetaan usein eri tavoin konferenssin puhujien määrästä riippuen. Jos monet ihmiset käyttävät videoneuvottelutekniikkaa kommunikoidakseen keskenään, jokainen tarvitsee todennäköisesti mikrofonin ja saattaa tarvita myös kameran tai verkkokameran.
Näissä kokouksissa käytetään myös paljon muuta videoneuvottelutekniikkaa, mukaan lukien muut laitteistot. Jokainen henkilö, joka katsoo tai osallistuu tällaiseen konferenssiin, vaatii yleensä tietokoneen ja näytön. Tyypillisesti tarvitaan myös syöttölaitteita, kuten hiirtä ja näppäimistöä, vaikka jotkin järjestelmät voivat käyttää erikoisempia syöttölaitteita. Kaikki tämä videoneuvottelutekniikka on tyypillisesti kytketty verkkoon, jotta käyttäjä voi muodostaa yhteyden muihin käyttäjiin ja vastaanottaa isännän lähettämiä tietoja.
Ohjelmisto on tärkeä videoneuvottelutekniikka. Eri ohjelmien avulla konferenssin yksittäiset jäsenet voivat muodostaa yhteyden toisiinsa ja kommunikoida. Näiden ohjelmien avulla yksittäinen isäntä voi tarjota ääni- ja videosisältöä muille asiakkaille tai useat henkilöt voivat nähdä ja kuulla toisiaan kommunikoidessaan reaaliajassa.
Jotkin videoneuvottelutekniikat voivat sisältää myös muita ohjelmia, joita käytetään videoneuvottelujen luomiseen. Jos neuvottelu tallennetaan ja tarjotaan sitten muille verkossa, lopullisen konferenssitiedoston luomiseen voidaan käyttää muokkausohjelmistoa. Muita ohjelmia voidaan käyttää myös animaatioiden tai informatiivisten grafiikoiden lisäämiseen videoesitykseen.