Yhteistyöjärjestelmiä kuvataan monilla termeillä, mukaan lukien ammatilliset oppimisyhteisöt, tuotannon johtoryhmät, hallituksen kokoukset ja jopa komiteat. Useita yhteistyöjärjestelmiä voi muodostua ja hajota missä tahansa liiketoiminnassa tai toiminnassa uusien tarpeiden ilmaantuessa. Jotkut voidaan ottaa käyttöön tilapäisesti suurhankkeita tai tiettyä ongelmanratkaisua suunniteltaessa. Muut yhteistyöjärjestelmät ovat käynnissä ja suuntautuvat yhteiseen pitkän aikavälin tavoitteeseen.
Yhteistyöjärjestelmien kuvaamiseen käytetyt eri nimet voivat olla hämmentäviä, koska kaksi organisaatiota voi käyttää täsmälleen samaa nimeä järjestelmälleen, mutta toimivat kuitenkin aivan eri tavoin. Joskus yhteistyöjärjestelmille, jotka ovat toiminnaltaan olennaisesti identtisiä, annetaan eri nimet. Esimerkiksi ryhmää voidaan kutsua yhden koulun luokkatason tiimiksi ja toisessa tieteidenväliseksi tiimiksi. Todellinen nimi, jota organisaatio käyttää tiettyyn yhteistyöjärjestelmäänsä, ei ole yhtä tärkeä kuin työ, jonka tiimi tai järjestelmä suorittaa.
Yhteistyöjärjestelmiä voidaan ajatella ryhminä tai yksilöiden ryhminä, jotka työskentelevät yhdessä tietyn tehtävän suorittamiseksi. Sana ”yhteistyö” voidaan jakaa etuliitteeseen co- ja juurisanaan labor. Etuliite tarkoittaa yhdessä, yhdessä tai tasavertaisesti ja työ tarkoittaa työskentelyä. Yhteistyöjärjestelmä on siis mikä tahansa järjestely, jossa ihmiset yhdistyvät jonkinlaiseen yhteiseen toimintaan tai työhön. Nämä järjestelmät ovat joskus teknologiapohjaisia ja käyttävät yrityksen viestintäverkkoa toisin kuin reaaliaikaiset fyysiset kokoukset työntekijöiden ottamiseksi mukaan ja keskusteluihin.
Kaksi kollegaa, jotka keskustelevat ja jakavat ajatuksia ongelman ratkaisemisesta työssä, voivat osallistua epäviralliseen yhteistyöjärjestelmään. Tarkempia esimerkkejä näistä järjestelmistä ovat tietyt tiimit tai työntekijöiden edustajat, jotka kokoontuvat säännöllisesti aikataulun mukaisesti. Nämä hyvin jäsennellyt yhteistyöjärjestelmät noudattavat yleensä tiukkaa agendaa, ja johtajat noudattavat tehtäväkeskeistä mallia. Olipa yksinkertainen tai monimutkainen, yksi yhteinen säie kaikkien yhteistyöjärjestelmien välillä on voimakas tarve selkeälle viestinnälle ja tehokkaalle johtamiselle.
Koulutuksessa yhteistyöjärjestelmiin kuuluu usein opettajaryhmiä, jotka opettavat samoja opiskelijoita tai aiheita. Nämä henkilöt voivat kokoontua suunnittelemaan opetusta yhdessä ja myöhemmin arvioida oppilastyötä määrittääkseen opetuksen onnistumisen. Liiketoiminnassa yhteistyöhön perustuva markkinointistrategia voi esittää samanlaisen skenaarion. Useat yksiköt tai työntekijät voivat ottaa strategian käyttöön ja kokoontua sen jälkeen toteutuksen jälkeen arvioimaan strategian tehokkuutta. Kaikissa tapauksissa yhteistyöjärjestelmät perustuvat oletukseen, että monen mielen keskittäminen tiettyyn tehtävään on parempi kuin yksilöt, jotka tekevät sen yksin.