Yksinkertaisia pääkirjoja käytetään yrityksissä käteisen tulojen ja ulosvirtausten seuraamiseen ja dokumentointiin. Pääkirjat erottavat varojen ja velkojen saldot veloiksi ja luotoiksi. Alakirjat kuvaavat tapahtumia, jotka vaikuttavat suoraan tilin saldoon, kuten saamisia. Kirjanpitoon viitataan toisinaan t-tileinä, koska kaikkien velkasaldoihin vaikuttavien tapahtumien on tasapainotettava tai verrattava luottotaseisiin vaikuttavia liiketoimia.
Kirjanpitäjät ja kirjanpitäjät dokumentoivat yrityksen kulut ja saamansa maksut useiden päiväkirjamerkintöjen kautta. Esimerkiksi, jos yritys ostaa varaston luotolla, veloitus kirjataan varaston ostoon. Vastaava hyvitys tehdään samalle summalle, joka osoittaa, että lasku tai luottolimiitti on velkaa. Näitä määriä käytetään lopulta laskettaessa tilin loppusaldo, joka voidaan sitten siirtää johonkin yksinkertaisten kirjanpitotyyppien tyypistä.
Termiä t-tili käytetään kuvaamaan veloitus- ja luottotapahtumien lajitteluprosessia. Nimi on johdettu tapahtumien esittämistavasta: kirjain “t” muistuttava rivi piirretään paperille, ja veloitussummat kirjataan oikealle ja luottosummat vasemmalle. Jokainen tapahtuma sisältää sekä veloituksen että hyvityksen alakirjaan. Esimerkiksi laskulla suoritettu maksu johtaisi veloitukseen tai laskuun käteistililtä ja hyvitys tai lisäys ostovelkasaldolle.
Toisiinsa liittyville tapahtumaryhmille luodaan alikirja. Alakirjat ovat tapa yksinkertaistaa yrityksen tilinpäätöstä. Ne heijastavat sitä, onko tilin saldo kasvanut vai laskenut tilikauden aikana, joka voi tyypillisesti kestää kolme kuukautta, kuusi kuukautta tai vuoden. Esimerkiksi myyntisaamisten tapauksessa saldosumma voi heijastaa, onko yrityksellä ongelmia periä rahaa, joka on velkaa jo myydystä varastosta.
Alakirjojen loppusaldot siirretään pääkirjoihin. Tämäntyyppiset yksinkertaiset pääkirjat ovat yhteenveto yrityksen koko veloitus- ja luottotaseiden alkuperästä. Pääkirja ei anna tarkkoja tietoja tilin saldoista. Esimerkiksi “myyntitili” luetellaan yhtenä saldona ja se on yrityksen koko tilikauden aikana saaman myynnin kokonaismäärä.
Pääkirjat tunnetaan myös nimellä “viimeinen merkintä”. Yksinkertaiset pääkirjat sisältävät arvot, joita käytetään yrityksen taseen, tuloslaskelman ja kassavirtalaskelman luomiseen. Huolellinen kirjanpito yksinkertaisissa pääkirjoissa voi olla erityisen hyödyllistä, kun on aika laatia tase, koska yrityksen omaisuuden on vastattava velkojaan ja omaa pääomaa.