Toimistotekniikan kehityksen ansiosta on olemassa monenlaisia yritystiedostojärjestelmiä, joista voit valita tärkeiden tiedostojen järjestämisen ja suojaamisen. Arkistointi on yksi yleisimmistä tavoista tallentaa yritystietoja, seurata tärkeitä lomakkeita, käyttää tietoja nopeasti ja suojata tietoja, joiden on oltava usein saatavilla vuosien ajan. Valitsemasi yritystiedostojen tyypit riippuvat pääasiassa tiedostomuodosta, niiden käyttötavasta ja yrityksen tallennusominaisuuksista.
Yleisimmin harkittuja liiketoiminta-arkistointijärjestelmiä ovat erilliset toimistokalusteet, kuten arkistokaapit ja laatikot. Nämä ovat yleensä metallia tai puuta, ja niissä on suuria liukuvia laatikoita, jotka ovat riittävän suuria useiden satojen kansioiden ja paperitiedostojen säilyttämiseen. Pienistä yrityksistä suuriin yritysten toimistoihin löytyy kaikenlaisia fyysisiä yritystiedostojärjestelmiä, jotka sopivat kaikenlaisiin paperitiedostoihin, jotka on tallennettava turvallisesti.
Muita yleisesti käytettyjä yritystiedostojärjestelmiä ovat sähköiset tiedostojen tallennusjärjestelmät. Tietokoneen käyttöjärjestelmissä on ohjelmistoon sisäänrakennettuja sähköisiä arkistointimahdollisuuksia, joten tämä on kätevä tapa suojata erikokoisia ja -tyyppisiä tiedostoja. Tiedostot voivat sisältää tekstiasiakirjoja, grafiikkaa ja kuvia, ohjelmistoja tai verkkopohjaisia tiedostoja. Aina kun uusi tiedosto luodaan tai jaetaan, tiedot voidaan tallentaa turvallisesti virtuaaliseen tiedostokansioon, joka voi sijaita yksittäisellä tietokoneen kiintolevyllä, kuljettaa ulkoisella kiintolevyllä tai tallentaa Internet-yhteyskäyttöiseen virtuaaliasemaan.
Muut liiketoiminnan arkistointijärjestelmät, jotka ovat usein osa sähköistä arkistointia, ovat asiakas- ja myyjänhallintajärjestelmiä. Yritykset, joilla on suuri määrä asiakkaita ja toimittajia, voivat seurata tätä hallitsemalla asiakkaan ja myyjän tiedot paperiversiona tai sähköisessä muodossa erityisessä asiakasresurssien hallinnan (CRM) tai toimittajanhallinnan (VM) asetuksessa. Tämän avulla asiakas tai toimittaja voi tallentaa monenlaisia tiedostoja, jotta niitä voidaan käyttää nopeasti tarpeen mukaan.
Tekniikka parantaa monien yritysten prosesseja, ja muun tyyppiset yritystiedostojärjestelmät sisältävät mobiiliteknologioita, kuten älypuhelimia ja kannettavia tietokoneita. Liikkeenjohtajat tien päällä voivat luoda, ladata ja jakaa suuria datatiedostoja näiden laitteiden avulla. Tiedot voidaan sitten siirtää sähköisesti sähköpostitse tai yhdistämällä Internetin tai suorakaapelien avulla koti- tai toimistotietokoneisiin. Näin on paljon helpompaa tallentaa ja käyttää tiedostoja käytännössä mistä päin maailmaa tahansa.