Osaamisohjelmisto on mikä tahansa tietokoneohjelma, jota yritykset tai muut organisaatiot käyttävät rekrytointi- ja rekrytointiprosessissa. Vaikka tällainen ohjelmisto liittyy yleensä henkilöstöön (HR), sitä voivat käyttää kaikki yksiköt, jotka ovat kiinnostuneita työntekijöiden tai tiimin jäsenten suorituskyvyn ja tehokkuuden optimoimisesta. Yleensä pätevyysohjelmistoja on kahdenlaisia. Ensimmäinen auttaa rekrytointiprosessissa, jolloin henkilöstön edustajat voivat sovittaa ehdokkaat työnkuvauksiin. Toisen tyyppinen osaamisohjelmisto on suunniteltu kouluttamaan uusia työntekijöitä oppimaan työstään.
Suorituskyvyn parantaminen on pätevyysohjelmistojen ensisijainen huolenaihe. Johtajat tai tiimin johtajat voivat päättää sisällyttää nämä ohjelmat, jos he kokevat, että tietty osasto on jäänyt jälkeen tai kun tietyt työntekijät näyttävät vaikeuttavan pakollisten tavoitteiden saavuttamista. Ohjelmiston avulla työntekijät voivat tarkastella uudelleen keskeisiä käsitteitä ja harjoitella tarvittavia taitoja työsuorituksen kehittämiseksi.
Toinen yleinen osaamisohjelmistojen käyttö on uusien työntekijöiden kouluttaminen. Monet ammattilaiset, jotka käyttävät näitä ohjelmia, uskovat niiden olevan paljon kustannustehokkaampia kuin perinteinen koulutus. Pätevyysohjelmiston avulla kouluttajat ja henkilöstöedustajat voivat testata ja kouluttaa uusia työntekijöitä ilman ylimääräistä työvoimaa sen sijaan, että tarjoaisimme uusille työntekijöille kirjallisuutta ja ottaisimme heidät läpi askel askeleelta. Ohjelmisto testaa tietotasoa ja taitotasoa, jolloin kouluttajat voivat varmistaa, että uudet työntekijät ovat saaneet vaaditun taitotason.
Henkilöstöedustajat voivat myös käyttää osaamisohjelmistoa koko rekrytointiprosessin ajan. Tällainen ohjelmisto voidaan sisällyttää kaikkiin rekrytointivaiheisiin. Esimerkiksi HR -edustaja tai vuokrauspäällikkö voi ensin syöttää työnkuvaukset ohjelmaan. Kun jokainen ehdokas hakee, häntä voidaan pyytää suorittamaan koe, joka testaa emotionaalista älykkyyttä tai yleistä liiketoimintaosaamista. Tietokone auttaa rekrytointipäällikköä sijoittamaan kelvolliset rekrytoijat, joilla on paras työnkuva.
Jotkin osaamisohjelmistot voivat myös tarjota ratkaisuja korvauksiin. Tämän tyyppisiä ohjelmistoja käyttävät usein rekrytoijat ja henkilöstön edustajat, jotka haluavat houkutella parhaita ehdokkaita avoimiin työpaikkoihin. Ohjelmisto, joka keskittyy korvausratkaisujen kehittämiseen, vastaa odotettuja palkoja mahdollisiin työnhakijoihin ottaen huomioon tekijät, kuten asiaankuuluva työkokemus, koulutus ja ohjelmiston tarjoamien pätevyystutkimusten tulokset.