Ero tytär- ja pääkirjatilien välillä on toimiva. Yhtiön pääkirja on kirjanpito, joka muodostaa kirjanpitojärjestelmän ylimmän tason tilit. Tytäryhtiön pääkirja on pääkirjatilin alitili. Pääkirjat kirjaavat rivikohtatapahtumia tärkeimmillä tililuokilla. Toissijaiset pääkirjat antavat yhden rivikohdan tiedot ja luovat nimikkeelle erillisen minitilin, jolla voidaan seurata kyseiselle kohteelle ominaisia tapahtumia.
Kaikkien yritysten on ylläpidettävä valtion virastojen kirjanpitojärjestelmää. Pienemmät yritykset ylläpitävät kirjoja, jotta veroviranomaiset voivat kerätä myynti-, työ- ja tuloverot määräajoin. Suurilla julkisilla yrityksillä on nämä velvollisuudet, ja myös valtion arvopaperimarkkinavalvojien on vaadittava ylläpitämään kirjanpitojärjestelmää, joka raportoi yrityksen taloudellisen aseman sijoittajille. Vaikka ei-julkiset yritykset voivat teknisesti ylläpitää kaikenlaista kirjanpitojärjestelmää, joka heijastaa tarkasti tuloja ja kuluja, monet noudattavat järjestelmiään julkisten yritysten asettamien standardien mukaisesti. Julkiset yritykset käyttävät kaksinkertaisen kirjanpidon järjestelmää, joka on kansainvälisten ja kansallisten tilinpäätösstandardien tarkastuslautakuntien asettamien standardien mukainen.
Kaksinkertainen kirjanpito on järjestelmä, joka seuraa seitsemän tyyppistä tiliä:
varat
velat
tulot
kulut
voitto
tappiot
omaa pääomaa
Näitä tilejä kutsutaan yhdessä pääkirjaksi. Pääkirja pitää yllä yleisiä tilejä, jotka kuuluvat seitsemään tililuokkaan. Esimerkiksi yrityksillä on tyypillisesti pääkirjatilit käyttöomaisuuteen, lyhytaikaisiin varoihin, lyhytaikaisiin velkoihin, pitkäaikaisiin velkoihin, myyntituloihin ja hallintokuluihin. Talletukset tehdään näille tileille käyttämällä kuittausveloitus- ja hyvitysmerkintöjä.
Koska pääkirjatilit ovat ylätason tilejä, jotka voivat sisältää alikomponentteja, tytäryhtiöiden pääkirjoja käytetään perustelluiden tietojen antamiseen tilirivikohtaan. Tytäryhtiö- ja pääkirjatilit ovat riippuvaisia toisistaan, mutta tapa, jolla henkilö hallinnoi kahdenlaisia tilejä ja syöttää tietoja, on sama. Ero tytär- ja pääkirjatilien välillä on yksinkertaisesti siinä, miten tilejä käytetään.
Esimerkiksi tukkumyyjä ylläpitää yleensä myyntitiliä. Tämä tili on ylätason pääkirjatili, koska se kerää kaikki myyntitiedot ajanjakson mukaan. Tukkukauppiaalla on kuitenkin todennäköisesti asiakastilejä, jotka muodostavat myyntiluvut ja jotka voidaan luetella pääkirjassa sijoittamalla jokainen asiakas erilliselle riville, jossa on kunkin vuoden kokonaismyynti. Kirjanpitojärjestelmässä pääkirjan myyntitilille voi olla liitetty tytäryhtiöitä jokaisen asiakkaan osalta. Yksittäiset tapahtumat, jotka ovat tälle asiakkaalle ominaisia, kirjataan asiakkaan tytäryhtiön pääkirjan tilille yksityiskohtana pääkirjaan kirjatusta kokonaismäärästä.
Tytäryhtiö- ja pääkirjatilit tarkistavat ja tasapainottavat toisiaan. Tytäryhtiön kirjanpidon yksityiskohtia koskevaa pääkirjan riviä kutsutaan valvontatiliksi. Tytäryhtiökirjan tapahtumien yhteenlasketun summan on vastattava pääkirjan tilin vastaavan rivin määrää, jotta tilit pysyvät tasapainossa.