Vaikka näitä kahta termiä käytetään joskus keskenään, web- ja videoneuvottelut ovat itse asiassa kaksi erilaista viestintätuotetta. Vaikka molemmat tuotteet voivat käyttää videota jollakin tavalla, kummallakin on tiettyjä sovelluksia, jotka tekevät niistä ihanteellisia tietyissä tilanteissa. Verkko- ja videoneuvotteluissa käytetty tekniikka on myös hieman erilainen, mikä on otettava huomioon päätettäessä järjestää tapaaminen, joka voi sisältää kumman tahansa tuotteen käytön.
Videoneuvottelu on työkalu, joka on suunniteltu tarjoamaan täsmälleen mitä nimi tarkoittaa. Tyypillisesti tämäntyyppinen konferenssi tarjoaa kahdelle tai useammalle paikalle kerääntyneille osallistujille mahdollisuuden nähdä ja kuulla toisiaan kokouksen aikana. Tämän tyyppistä reaaliaikaista keräämistä helpotetaan tavallisesti käyttämällä videoneuvottelusiltaa, joka pystyy tukemaan sekä audiosignaalia että suoraa videovirtaa. Riippuen videolaitteiden kehittyneisyydestä, sekä kokouksen moderaattori että osallistujat voivat ehkä jakaa katseluruudun nähdäkseen kaikki osapuolet samanaikaisesti.
Yksi keskeinen ero web- ja videoneuvottelujen välillä on kokouksen järjestämiseen tarvittavat laitteet. Vaikka jotkut yritykset ylläpitävät omia videoneuvottelulaitteitaan, tämä voi olla melko kallis lähestymistapa. Monet yritykset käyttävät paikallisesti saatavissa olevia neuvotteluhuoneita, yleensä suorittamalla niin sanotun sivuston sertifioinnin jossain vaiheessa ennen live -kokousta. Tämä on yksinkertaisesti testi, jossa videoneuvottelun tarjoaja muodostaa yhteyden kaikkiin konferenssitiloihin varmistaakseen, että laitteet ovat yhteensopivia kokouksen järjestämiseen käytetyn konferenssisillan kanssa sekä visuaalisen lähetyksen laadun että äänen selkeys. Tämä voi olla tärkeää useissa tilanteissa, kuten muodollisen lausunnon antamisessa tai kokouksen järjestämisessä, jossa kasvojen näkemisen kyky on yhtä tärkeä kuin sanat.
Verkkoneuvottelu on verkkotyökalu, jonka avulla voidaan jakaa dataa ja äänilähetyksiä osana kokousta. Nämä tiedot voivat olla jonkinlaisen videon muodossa, mutta ne voivat sisältää myös asiakirjojen, laskentataulukoiden ja esitysten jakamisen. Lisäksi verkkoneuvotteluissa on usein laajempi valikoima työkaluja, joita moderaattori voi käyttää kokouksen hallintaan. Toisin kuin videoneuvottelut, yleensä ei tarvita erityislaitteita; verkkoneuvotteluun voi osallistua lähes millä tahansa tietokoneella, jolla on Internet -yhteys ja riittävästi resursseja tiedonsiirron tukemiseen. Verkkokonferenssit voivat sisältää äänen suoratoistoa verkossa tai käyttää riippumatonta yhteyttä puhelinlinjan kautta.
Sekä verkko- että videoneuvottelut ovat elinkelpoisia liiketoimintatyökaluja, jotka ovat ihanteellisia tietyissä sovelluksissa. Kun visuaalinen osa on käynnissä, kuten teknikoiden auttaminen auttamaan asiakasta korjaamaan koneen etäsijainnilta, suora videoneuvottelu on välttämätön. Samaan aikaan verkkokonferenssi toimii hyvin, kun se näyttää esityksen tai sallii useiden henkilöiden työskennellä yhdessä asiakirjan kanssa samanaikaisesti. Tyypillisesti verkko- ja videoneuvotteluissa on myös kustannusero, ja verkkoneuvotteluvaihtoehto on edullisempi vaihtoehto. Tämä muuttuu nopeasti videoneuvottelujen ja tarvittavien laitteiden kustannusten laskiessa, koska uudempi tekniikka mahdollistaa tämän vaihtoehdon jopa pienemmille yrityksille.