Johtaja -avustaja omistaa uransa yrityksen virkamiehen auttamiseen, yleensä tarjoamalla ammattimaista neuvontaa ja hallinnollista tukea. Vaikka työhön liittyvät vastuut vaihtelevat tietyssä yrityksessä vallitsevan kulttuurin mukaan, kaikki avustajat suorittavat muutamia perustehtäviä. Useimmat näistä liittyvät sihteerityöhön, aikatauluihin ja yhteystietojen hallintaan. Monet johtajat pitävät avustajiaan ideoiden, suositusten ja luottamuksellisen avun käyttäjinä, ja he auttavat kaikessa kopioinnista lehdistötilaisuuksiin.
hierarkia
Yritykset, joissa on avustajia, nimittävät tyypillisesti yhden avustajan johtajaa kohden. Avustaja vastaa tehtävien hoitamisesta, jotka hänen välittömänä esimiehenä toimiva johtaja on delegoinut. Monissa tapauksissa avustajilla on työpöydät johtajiensa toimistojen ulkopuolella, jotta ne olisivat mahdollisimman helppokäyttöisiä.
Pääavustajat vastaavat yleensä vain nimettyyn esimieheensä. He toimivat tämän henkilön luottamusmiehenä ja toimiston apuna. Kaikki, mitä johtaja tarvitsee tehdä, avustaja tekee. He voivat seurata johtajaansa liiketapaamisiin ja ovat vastuussa muiden osallistujien yksityiskohdista. Johtajan tarpeista riippuen avustajia voi tulla mukaan myös yritysmatkoille. Tässä ominaisuudessa avustaja on yleensä vastuussa johtoryhmän aikataulusta, kokousten järjestämisestä ja siitä, että hän on lukenut oikean tiedotusmateriaalin ja on valmis tekemään tarvittavat esitykset tai huomautukset.
Papin tehtävät
Kaikki työssä ei ole niin lumoavaa kuin matka ja korkean profiilin kokoukset. Monet johtajan avustajan päivittäisistä tehtävistä ovat luonteeltaan toimistotyötä. Avustajat ovat yleensä vastuussa esimiehensä paperityön hoitamisesta. Tämä sisältää postin, toimistojen välisen kirjeenvaihdon ja perustiedot. Avustaja voidaan myös pyytää hallitsemaan kalenteria, pitämään kirjaa kokousajoista, virallisista tapaamisista ja tärkeistä yhteyksistä.
Hallinnan vaatimukset
Yrityksen rakenteesta ja koosta riippuen toimitusjohtajan avustajalla voi olla yksi tai useampi oma avustajansa avustamassa työtaakkaa. Nämä ovat tyypillisesti sihteereitä tai enemmän lähtötason toimistotyöntekijöitä. Johtaja -avustaja on yleensä vastuussa tehtäviensä hoitamisesta ja tehtävien siirtämisestä heille tarpeen mukaan.
Useimmissa tapauksissa yrityksen johtajalla ei ole juurikaan mitään sanottavaa sihteerirakenteesta, jonka hänen avustajansa perustaa. Kurinalaisuutta, kiitosta ja korotusta koskevat päätökset jätetään usein avustajan harkinnan mukaan, usein yrityksen henkilöstöosaston kanssa.
Koulutus ja kokemus
Johtajan avustajan työpaikan turvaaminen vaatii yleensä koulutuksen ja käytännön kokemuksen yhdistelmän. Yleensä johtajat odottavat avustajiltaan yrityksen politiikan ja menettelyjen asiantuntijoita sekä perustoimintojen perustaitoja. Ei ole epätavallista, että työntekijästä tulee johtava avustaja työskenneltyään toisessa tehtävässä yritysrakenteessa. Esimerkiksi monet alemman tason sihteerit siirtyvät apulaisasemaan usean vuoden vahvan työsuorituksen jälkeen.
Useimmat yritykset haluavat, että avustajilla on jonkinlainen tutkinto. Johtamisen, henkilöresurssien tai jopa sosiologian kurssit voivat olla hyödyllisiä, mutta yleensä pelkkä tutkinnon suorittaminen riittää. Yritysten vuokrauspäälliköt pitävät korkeakouluopetusta usein enemmän arvovallan ja yleisen älykkyyden merkkinä kuin tietyn työhön liittyvän tiedon lähteenä.
Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että korkeakoulututkinto vaaditaan johtaja -avustajana. Monissa tapauksissa kokemus on tärkeämpää kuin muodollinen koulutus. Vaikka voi olla vaikeaa saada palkata johtoon heti lukion jälkeen, joku, jolla on vain lukion tutkintotodistus ja joka on viettänyt useita vuosia työskentelemässä tukihenkilöstönä yritysympäristössä, voi olla houkuttelevin ehdokas. Yritykset ovat usein enemmän kiinnostuneita siitä, kuinka hyvin ehdokas pystyy suorittamaan tehtävän kuin ansioluettelossa mainitut koulut.
Arvovaltaa ja etuja
Johtajan avustajia pidetään yleensä jonkin verran eliittinä, ainakin tukihenkilöstön osalta. Heillä on yleensä etuja, joita muut hallinnolliset avustajat eivät jaa, sekä resurssien että palkan osalta. Joissakin yrityksissä pitkäaikainen virka -avustaja voi olla oikeutettu osallistumaan eläkeohjelmiin tai muihin etuihin, joita ei ole saatavilla alemmissa tehtävissä oleville työntekijöille.
Suhde henkilökohtaisiin avustajiin
Joissakin tapauksissa johtajan avustajat voivat myös suorittaa tiettyjä henkilökohtaisia tehtäviä, kuten poimia kuivapesun tai tehdä lomajärjestelyjä perheen lemmikille. Nämä eivät kuitenkaan ole normaaleja työvelvoitteita. Useimmiten tällaiset muut kuin toimistotyöt ovat henkilökohtaisen avustajan tehtäviä. Henkilö- ja johtoavustajien voi olla helppo sekoittaa toisiinsa, vaikka heidän tekemänsä työ on teknisesti erilaista. Johtajan avustajan ainoa virallinen tehtävä on auttaa esimiestä menestymään työssä. Henkilökohtainen avustaja puolestaan on yleensä vastuussa siitä, että hän auttaa tärkeää henkilöä järjestämään elämänsä yleensä sekä henkilökohtaisesti että ammatillisesti.