Vastaanottoasiamies on henkilö, joka hoitaa vieraiden velvollisuudet hotellissa. Tämän tyyppisten agenttien on oltava ammattimaisia ja heillä on oltava vankat ihmissuhdetaidot. Kyky laskea rahaa ja vahvat organisointitaidot ovat kriittisiä myös front office -agentin roolissa. Vastaanottovirkailijoiden on oltava joustavia ja täsmällisiä, heillä on oltava vahva vastuuntunto ja he ovat valmiita toimimaan yhteyshenkilöinä vieraiden ja monien muiden hotellien osastojen välillä.
Front office -ammattilaisen tärkeä velvollisuus on rekisteröidä vieraita. Tämä tarkoittaa lähinnä huoneiden vuokraamista laitoksesta, vieraiden määräämistä tiettyihin huoneisiin ja muiden yrityksen palvelujen mainostamista. Vastaanottovirkailijoiden on myös vastattava vieraiden kysymyksiin ja käsiteltävä kaikki huoneita tai palveluita koskevat valitukset. Vastaanottotyöntekijöiden on täytettävä vieraiden nopea ja tehokas uloskirjautuminen, kun he ovat valmiita lähtemään. Tästä syystä front office -edustajan tulisi osata käyttää teollisuuden laitteita, kuten luottokortin pyyhkäisyä ja elektronista avainkoneita.
Edelleen toimistossa työskentelevien henkilöiden on otettava aikaa kommunikoida asiakkaidensa kanssa. Heidän tulee jakaa tietoja nykyisille ja mahdollisille asiakkaille organisaationsa palveluista ja kaikista yrityksen tarjoamista erikoisuuksista. Ystävällisen vuoropuhelun aloittaminen asiakkaiden kanssa yhteyden muodostamiseksi heidän kanssaan on myös kriittinen osa tehokasta front office -agenttia.
Rahan käsittely on arvokas osa myös liike -elämän vastaanottovirkailijan tehtävää. Vastaanotossa työskentelevät edustajat ovat velvollisia keräämään maksut vierailta palvelujen suorittamisen jälkeen laskujen laskemisen jälkeen. Lisäksi heidän on varmistettava, että heillä on riittävästi käteisvaroja, jotta he voivat tarvittaessa vaihtaa raha -asioiden aikana. Kulujen lähettäminen asiakkaiden tileille tuotteista ja palveluista, kuten ruoasta tai huonepalvelusta, on myös front office -velvollisuus.
Erilaisten tehtävien, kuten aamiaisen tarjoiluajan, avustaminen on myös osa työskentelyä hotellin edustalla. Vastaanottovirkailijoiden on lisäksi jatkuvasti huolehdittava vieraiden turvallisuudesta ja hyvinvoinnista ja ilmoitettava vaarallisista olosuhteista välittömästi johdolle. Edes toimistotyöntekijän työnkuva sisältää jopa monikäyttöisen huoneen tai kokoushuoneen sisustamista erityisvieraita varten. Lisäksi näiden edustajien on varmistettava, että päävieraiden aula -alue pysyy siistinä, jotta vieraat voidaan ottaa mukavasti vastaan.