Mitä haaratoimiston johtaja tekee?

Yritys palkkaa haaratoimiston johtajan johtamaan alueellista toimistoa. Haaratoimiston johtajan tehtävien tarkka laajuus muuttuu yrityksen koon mukaan, mutta tehtäviin kuuluu yleensä työntekijöiden johtaminen ja toimiston päivittäisen toiminnan hoitaminen. Tämä voi sisältää puheluihin vastaamisen, arkistoinnin, aikatauluttamisen ja noutojen ja toimitusten käsittelyn. Suuremmissa toimistoissa haaratoimiston johtaja valvoo yksittäisiä työntekijöitä, jotka vastaavat kustakin edellä mainituista tehtävistä. Perushenkilöstöhallinta, kuten palkkaaminen ja koulutus, voi myös olla osa haaratoimiston johtajan työkuvausta.

Yrityksillä voi olla useita toimistoja alueella tai maassa eri alueiden toimintojen hallitsemiseksi. Jokainen sivuliike tarvitsee toimistonpäällikön nähdäkseen tehtävänsä ja toimintansa. Toimiston sisällä sivuliikkeen johtaja näkee, että jokainen työ suoritetaan tavalla, joka parhaiten vastaa yrityksen tarpeita. Tätä varten haaratoimiston johtaja voisi olla vastuussa tietyn tehtävän edellyttämän henkilöstön määrän määrittämisestä, ja hän voi myös olla vastuussa kunkin tehtävän nimenomaisen työnkuvauksen asettamisesta. Henkilöstön koordinointi on haaratoimiston johtajan ensisijainen vastuu.

Toimistopäällikkö hoitaa usein myös kunkin työntekijän aikataulutuksen. Tämä on jongleeraus, joka edellyttää henkilöstötarpeiden tyydyttämistä ja mahdollistaa samalla yksittäisten työntekijöiden aikatauluristiriidat. Kun työntekijä tarvitsee vapaa -aikaa, kuten lomalle tai äitiyslomalle, johtaja varmistaa, että vakuutus annetaan. Jos yritys kasvaa kasvaneista voitoista tai asiakasmääristä, haaratoimistopäällikkö palkkaa lisähenkilöstöä. Tämä sisältää ansioluetteloiden tarkistamisen, haastattelujen ajoittamisen ja uuden vuokrakoulutuksen järjestämisen.

Haaratoimiston johtaja varmistaa henkilöstönhallinnan lisäksi, että kaikki työssä tarvittavat laitteet toimivat oikein. Tietotekniikan työntekijä voi huoltaa tietokoneita, kopiokoneita, fakseja ja puhelinlinjoja, mutta toimistopäällikkö vastaa uusien laitteiden hankinnasta ja aikataulusta. Tarjonnan varastonhallinta ja ostaminen ovat muita toimistopäällikön hoitamia alueita. Tämä sisältää paperin, kynien, kuljetus- ja pakkaustuotteiden sekä toimistotilan materiaalien ostamisen.

Posti on toinen tärkeä alue, jota valvoo sivuliikkeen johtaja. Yrityksen posti on lajiteltava, jaettava ja arkistoitava joka päivä. Yleensä toisen työntekijän on määrä hoitaa postihuone. Johtaja valvoo tätä työntekijää ja varmistaa, että kaikki käsitellään oikein.