Hallittu palveluntarjoaja toimittaa yrityksille tietotekniikkatarpeita Internetin kautta. Näitä tarpeita ovat tyypillisesti verkon valvonta, etätietojen varmuuskopiointi ja verkon suojaus, mutta ne voivat sisältää myös muita uuden aikakauden teknologiapalveluja, kuten virtuaalisia yksityisiä verkkoja ja Voice over Internet Protocol -palveluja. Yritys tekee sopimuksen hallinnoidun palveluntarjoajan kanssa täyttääkseen tietyt tarpeet, jotka täytetään kustannustehokkaammin ulkoistamalla kuin ostamalla ja tukemalla laitteita itse. Tällainen järjestely on hyvä taloudellinen järki sekä pienille että suurille yrityksille, varsinkin kun hallinnoidut palveluntarjoajat ovat erikoistuneet tekniikoihin, joita kaikilla yrityksillä ei ehkä ole resursseja tukea.
Esimerkiksi etätietojen varmuuskopiointiin erikoistunut yritys tekee tämän koko ajan, koko päivän, lähellä ja kaukana oleville asiakkaille. Tällä yrityksellä on käytettävissään kaikki uusimmat laitteet ja uusimmat salaustekniikat ja -protokollat sekä etu, että sen palvelut ovat huippuluokkaa. Koska turvallisuus on sen painopiste, tällä yrityksellä on etupolttimen turvallisuus koko ajan. Toisaalta yhtiöllä, joka vuokraa tämän hallinnoidun palveluntarjoajan tuottamaan etävarmuuskopioita tiedoista, on väistämättä muita huolenaiheita, jotka kamppailevat ilmoituksen saamisesta yrityksen päivittäisessä liiketoiminnassa.
Yrityksen muiden osien ulkoistaminen on myös taloudellisesti ja teknologisesti järkevää, varsinkin jos kyseessä on VoIP (Voice Over Internet Protocol), joka päivitetään jatkuvasti uusilla ja tehokkaammilla toiminnoilla. Virtuaalisissa yksityisverkoissa (VPN) on myös välttämättä suojausprotokollia, jotka pyörivät tai muuttuvat lähes aina suojautuakseen hakkereilta. Monien yritysten on helpompi hyödyntää hallinnoidun palveluntarjoajan tarjoamaa VPN: ää. tällä tavalla he käyttävät vain rahaa, eivät aikaa ja rahaa.
Internet -puhelun lisäksi muita puhelinpalveluja voidaan ulkoistaa hallinnoidulle palveluntarjoajalle. Esimerkiksi suuri luetteloyhtiö, jolla on suuri määrä puhelinmyyntiä ja -palvelua, voi halutessaan palkata hallitun palveluntarjoajan puhelinkeskukseksi. Tämä on yleinen käytäntö nykyään, vaikka soitatkin numeroon 411. Luetteloyhtiö voi jopa palkata toisen hallinnoidun palveluntarjoajan käsittelemään kaikki saamansa tilaukset. Ulkoistaminen on pelin nimi täällä useammalla kuin yhdellä tavalla. Hallitun palveluntarjoajan yleinen idea on käyttää Internetiin liittyviä menettelyjä antaakseen yrityksille asioita, joita he eivät voi helposti tai edullisesti hankkia itselleen.