Hallinnollinen johtaja valvoo yrityksen tai organisaation tukitoimia. Tämä henkilö tunnetaan myös toimistopäällikkönä, joka pitää osaston tai yrityksen sujuvasti. Joku tässä tehtävässä voi tarjota esimiestukea tietylle osastolle tai osastolle tai koko yritykselle. Hän voi myös valvoa toimiston muita toimihenkilöitä. Vahvimmilla hallintojohtajilla on yksityiskohtainen suuntaus seurata kaikkia yrityksen päivittäisiä toimintoja sekä hyvät analyyttiset taidot ja kyky työskennellä monenlaisten ihmisten kanssa.
Taidot
Tässä tehtävässä työskentelevän henkilön on oltava erittäin yksityiskohtainen, mikä näkyy hänen raporteissaan esimiehille ja useiden aikataulujen samanaikaisessa hallinnassa. Valvontatehtävissä työskentelevien on kyettävä johtamaan tehokkaasti muiden ihmisten ryhmiä ja tehtävä oikea päätös, kun päätetään, kuuluuko toimintatapa yrityksen politiikkaan. Lisäksi jokaisen tässä tehtävässä työskentelevän on oltava hyvä ihmisten kanssa, koska hän todennäköisesti käsittelee sekä nuorempia työntekijöitä että asiakkaita. Hänen on myös kyettävä analysoimaan tietoja ja tekemään päätöksiä analyysinsä perusteella, koska hallintojohtajien on usein autettava laatimaan budjetteja tai kirjoittamaan raportteja työntekijöiden suorituksista.
Velvollisuudet ja vastuut
Hallintopäällikkö kattaisi tiettynä päivänä yleiset toimistotehtävät, kuten kirjeenvaihdon, arkistoinnin, aikatauluttamisen ja tietojen syöttämisen, mutta hän auttaisi tarvittaessa myös tilojen ylläpidossa ja puhelun kattamisessa. Hänen analyyttiset ja organisointikykynsä tulisivat peliin yrityksen operatiivisten järjestelmien käyttöönotossa, ylläpidossa ja hallinnassa. Tämä sisältää esimerkiksi toimistotarvikkeiden budjetin hallinnan, tietokantajärjestelmien käytön ja sen, että rikkoutuneet toimistolaitteet korjataan tai vaihdetaan. Joskus tässä asemassa oleva henkilö keskittyy yhteen muuhun henkilöön organisaatiossa: hän voi esimerkiksi hallita esimiehen aikataulua ja sähköpostia.
Valvontatehtävä
Suuremmissa yrityksissä työskentelevät hallintojohtajat voivat valvoa toimistotyöntekijöiden ryhmää. Tässä tapauksessa hän laatii toimistolle aikataulut, määrää työpaikkoja ihmisille ja varmistaa, että he saavat työnsä oikein. Kun erityisprojekteja tulee esille, hallinnollinen johtaja jakaa ne vaiheisiin ja pitää projektin parissa työskentelevät ihmiset oikeilla jäljillä. Hänen on myös suoritettava arviointeja henkilöstöstä ja tarjottava koulutusta tai ryhdyttävä kurinpitotoimiin henkilöstöä vastaan, joka ei toimi asianmukaisesti.
Henkilöstö ja muut erikoisalat
Joissakin yrityksissä hallintopäällikkö voi myös hoitaa henkilöresursseja erilaisissa työntekijöihin liittyvissä tehtävissä. Tämä sisältää sopimusten kirjoittamisen, palkanlaskennan sekä työntekijöiden rekrytoinnin ja koulutuksen. Organisaatioissa, joissa on muutamia hallinnollisia johtajia, jokainen on yleensä vastuussa tietystä alueesta tai erikoisuudesta. Esimerkiksi johtotoimisto voi palkata yhden johtajan seuraamaan kaikkia ylempien yritysten aikataulujaan, toisen valvomaan palkanlaskentaa ja toisen valvomaan päivittäistä työtä IT-osastolla.