Yleensä hallinnollinen koordinaattori johtaa ja tukee yrityksen tai organisaation toimistoja. Päätehtäviin kuuluu tyypillisesti kokonaisvaltaisen hallinnollisen tuen tarjoaminen, tukihenkilöstön ohjaaminen ja budjetin hallinnassa avustaminen. Nämä tehtävät sopivat hyvin oma-aloitteiselle, huolelliselle ja käytännölliselle henkilölle.
Ensisijaiset tehtävät
Hallinnollisen koordinaattorin päätehtävä on toimia yhteyshenkilönä osastojen, ulkopuolisten toimittajien ja henkilöstön välillä. Toimiakseen tehokkaasti useimmilla organisaatioilla on monimutkainen hierarkia yksilöistä ja asiantuntijoista, joiden on työskenneltävä yhdessä saadakseen asiat hoidettua. Hallinnolliset koordinaattorit yleensä järjestävät, valvovat ja helpottavat tätä työnkulkua. Heitä voidaan myös pyytää oppimaan organisaation teknisiä yksityiskohtia ja sisäistä toimintaa erikoistuen tarjoamiseksi.
Jos esimerkiksi yliopiston tiedekunnan jäsen tarvitsee korvausta matkakuluistaan, koordinaattori saattaa joutua työskentelemään useiden muiden osastojen kanssa varojen turvaamiseksi. Hän voi työskennellä matkatoimiston, kirjanpidon, tiedekunnan tukihenkilöstön tai muiden kanssa käsitelläkseen tiedekunnan jäsenelle tarpeellisia tietoja. Hallinnollinen koordinaattori, jolla on erityistietoa yliopiston korvausprotokollasta, voi yleensä palvella tiedekunnan jäsentä paremmin kuin muut koulun työntekijät.
Johtava henkilöstö
Suuren organisaation hallinnollinen koordinaattori johtaa yleensä tukihenkilöstöä. Näihin henkilöstöön kuuluu tyypillisesti osastolla olevia työntekijöitä, jotka eivät ole esimiestehtävissä ja jotka tarjoavat toimisto-, sihteeri- tai rahoituspalveluita. Useimmat koordinaattorit vastaavat myös uusien työntekijöiden palkkaamisesta, nykyisten työntekijöiden arvioinnista tai nuhtelemisesta sekä työtehtävien asettamisesta.
Tukitehtävät
Hallintokoordinaattori saattaa joutua hoitamaan perustavanlaatuisia toimihenkilötehtäviä, varsinkin jos organisaatio, jossa hän työskentelee, on pieni. Hän voi osallistua tietokantojen ylläpitoon, raporttien luomiseen, kirjeiden kirjoittamiseen ja muihin yleisiin tukitoimintoihin. Koordinaattorit ovat usein vastuussa toimiston ylläpidosta, mukaan lukien tarvikkeiden ostaminen, työskentely kiinteistönhallinnan kanssa ja laitteiden kunnossapidon varmistaminen.
Budjetointi
Toinen hallinnollisen koordinaattorin tärkeä tehtävä on avustaa organisaation budjetin valmistelussa ja toteuttamisessa. Useimmat koordinaattorit ovat tyypillisesti jossain määrin mukana yrityksensä taloushallinnossa. He osallistuvat usein rahankäytön seurantaan, kustannusten hallintaan, kulujen hyväksymiseen ja taloudellisten raporttien kirjoittamiseen.
Hallintokoordinaattoriksi ryhtyminen
Hallintokoordinaattorin pääasiallinen pätevyys on aikaisempi työkokemus, ja monet organisaatiot tarvitsevat seitsemän vuotta vastaavan hallinnollisen tuen. Monet koordinaattorit ovat toimineet aiemmin toimisto- tai hallintopäällikkönä, hallintoassistenttina tai asiakaspalvelun edustajana. Kokemuksen lisäksi monet näistä tehtävistä edellyttävät vähintään korkeakoulututkintoa tai yleistä vastaavuustutkintoa (GED). Jotkut organisaatiot voivat vaatia kandidaatin tai jopa jatko-tason korkeakoulututkinnon.