Korkea-arvoinen hallintosihteeri on yleensä nimitetty johtoon tai osastoon, ja hän voi olla vastuussa alemman tason työntekijöistä, kuten vastaanottovirkailijoista tai osa-aikaisista avustajista. Tämä asema on yleensä osaston tai yksittäisen henkilön suora raportti. Hallinnollisen sihteerin on oltava atk -lukutaitoinen, hänellä on oltava organisatorisia ja henkilötaitoja ja hänen on kyettävä hoitamaan kokoustehtävät, tutkimus ja matkajärjestelyt. Tehtävässä on yleensä korkeampi palkka, varsinkin jos työ on erikoistunutta.
Avustajat voivat suorittaa yleisiä tehtäviä, kuten vastata yrityksen puhelimeen, kirjeenvaihtoon, arkistointiin ja postin käsittelyyn, mutta hallintosihteeri on yleensä vastuussa vain tuetusta osastosta tai johtajasta. Joitakin osastoja, jotka käyttävät erikoistuneita avustajia, ovat henkilöstö, kirjanpito ja lakiasiat. Sihteeri voi toimia yhteyshenkilönä osaston tai johtajan ja muun toimiston välillä, ja hän voi myös olla suoraan tekemisissä asiakkaiden kanssa.
Hallinnollisen sihteerin tehtäviin kuuluvat kyky käyttää kaikkea toimistotekniikkaa, kuten tietokoneita, joissa on erilaisia ohjelmistoja ja joskus sanelulaite. Monet yritykset etsivät nykyään tutkinnon suorittaneita hakijoita, mutta aiempaa kokemusta voidaan harkita, ellei työ ole erittäin erikoistunutta. Esimerkiksi oikeudelliset sihteerit tarvitsevat erityiskoulutusta oikeudenkäyntiasiakirjojen käsittelyyn. Lääkärisihteerien on tunnettava laskutus ja koodaus sekä lääketieteellinen terminologia.
Hallinnollisia sihteereitä pyydetään usein järjestämään tapaamisia ja neuvottelupuheluita esimiehen, muiden johtajien ja asiakkaiden välillä ja suunnittelemaan tapahtumia toimistolle tai vierailijoille. Tietojen etsiminen verkosta ja yhteydenpito myyjien kanssa on hyödyllistä, samoin kuin kokemus matkajärjestelyistä. Henkilöresurssien ja kirjanpidon osalta luottamuksellisuuden säilyttäminen on tärkeää, kun käsitellään yksityisiä työntekijöiden tietoja ja taloudellisia tietoja.
Tämän tehtävän haltijaa voidaan pyytää auttamaan alemman tason työntekijöiden koulutuksessa ja valvonnassa. Kun yritykset yhdistävät yhä enemmän vastuita, hallintosihteeri voi hankkia johtamiskokemusta kellonaikataulusta, aikatauluttamisesta ja delegoinnista. Tämä auttaa siirtymään eteenpäin yrityksen sisällä toimistohallinnon tai -johdon tehtäviin. Toimiston ylläpitäjän tehtävään ehdokkaat tarvitsevat erinomaisia henkilötaitoja sekä tietoa yrityksen käytännöistä ja kurinpitotoimista.
Niille, jotka etsivät uraa hallintosihteerinä, yrityskurssit yhteisöopistossa tai yliopistossa voivat tarjota opetusta tietokoneohjelmista, matematiikasta, kirjanpidosta ja viestinnästä. Ammattitodistus on saatavana yleisavustajille ja niille, jotka haluavat päästä oikeus- ja lääketieteen aloille. Monissa tapauksissa tutkinto tai todistus voi vaatia korkeampaa palkkaa. Kirjanpidon ja henkilöresurssien ohjelmat hyödyttävät työnhakijoita, jotka ovat kiinnostuneita hallinnollisesta työstä.