Pysyäkseen jatkuvasti muuttuvassa työpaikassa hallintoalan ammattilaisille annetaan monenlaisia tehtäviä. Nämä toimistoammattilaiset voivat erikoistua useille aloille, oikeudellisista, lääketieteellisistä ja koulutusalan ammatteista hallituksen tai teknologian aloille. Hallinnolliset taidot vaihtelevat eri toimialoilla ja eri maantieteellisillä alueilla.
Vaikka sitä ei aina vaadita, monet hallintoammattilaiset ovat sertifioituja tai suorittaneet tutkinnon liiketoiminnassa, hallinnossa, toimistojärjestelmätekniikassa tai niihin liittyvissä ohjelmissa. Kaikki nämä tehtävät edellyttävät pääsääntöisesti vähintään ylioppilastutkintoa. Lisäksi on usein hyödyllistä saada kokemusta tai koulutusta tietyllä alalla. Esimerkiksi laillisessa ympäristössä työskenteleville saattaa olla hyödyllistä saada avustavaan opiskeluun liittyviä hallinnollisia taitoja.
Teknologiateollisuuden toimistoammattilaisille saattaa olla hyödyllistä hankkia lisää matematiikan, luonnontieteiden tai tietokoneen taitoja. Useimmat valtion työt edellyttävät yleensä myös virkamieskokeen suorittamista. Jatkokoulutus, työpajat ja ammattijärjestöt ovat muita erinomaisia tapoja hankkia lisätietoa ja hallinnollisia taitoja.
Vaikka heidän tehtävänsä voivat vaihdella kenttään ja paikkaan, useimmat toimistoammattilaiset jakavat edelleen samanlaisia kykyjä. Yksi näistä on vahva organisaatiotaito. Hallintoalan ammattilaisilla on oltava kyky suorittaa monia asioita ja käyttää ajanhallintataitoja. Hallintotyöntekijöiden tiedetään tekevän lukuisia tehtäviä ja asiakkaita määräaikojen noudattamisen lisäksi. Näiden ammattilaisten on tarjottava paitsi yleisiä toimistomenettelyjä myös tukihenkilöstöä. suorittaa aikataulutus; käsitellä ostoksia; kouluttaa muita; ja olla vuorovaikutuksessa asiakkaiden, myyjien ja suuren yleisön kanssa.
Lisäksi toimistotyöntekijöiden hallinnollisiin taitoihin on sisällyttävä poikkeuksellinen viestintä, sekä kirjallinen että suullinen. He eivät ainoastaan ole vastuussa kaikkien puhelujen nopeasta ja tehokkaasta käsittelystä, vaan heidän on myös tarkistettava säännöllisesti vastaaja- ja sähköpostiviestit ja välitettävä ne asianomaisille osapuolille. Vahvat kirjoittamis-, tutkimis- ja kielioppitaidot ovat myös tärkeitä kirjallisen kirjeenvaihdon asianmukaiseen käsittelyyn toimistossa ja sen ulkopuolella. Hallinnon ammattilaiset ovat pohjimmiltaan toimiston elinehto.
Liiketoimintatapojen perussääntöjen tuntemus ja harkintavallan harjoittaminen arkaluonteisen sisällön ja materiaalien kanssa ovat ylimääräisiä hallinnollisia taitoja, joita tarvitaan toimistoympäristössä. Toinen tärkeä osa työtä on teknologiset taidot. Toimistotyöntekijöillä on oltava vahvat tietokone- ja näppäimistötaidot. Heidän on myös pysyttävä ajan tasalla eri ohjelmistojärjestelmien, kuten tekstinkäsittelyn, laskentataulukoiden ja tietokantojen, teknologisista muutoksista ja ylläpidettävä riittävät Internet -taidot. Tiedostojen hallinta on myös välttämätöntä.
Asiakirjojen ylläpito sisältää arkistointimenettelyt, jotka sisältävät sekä sähköisen että käsin tapahtuvan arkistoinnin. Kaiken tämän keskellä hallinnollisia työntekijöitä vaaditaan usein ylläpitämään paperityötä ja tarvikkeita sekä jakamaan postia ja paketteja. Lisäksi toimiston laitteet, kuten faksit, kopiokoneet ja tulostimet, on tarkastettava ja huollettava koko päivän. Hallinnolliset taidot edellyttävät elinikäistä koulutusta pysyäkseen muuttuvien tekniikoiden ja maailmanlaajuisten vaatimusten tasalla.