Hallintovirkailija tukee esimiehiä, johtajia ja johtajia. Häneltä vaaditaan yleensä joustavaa ja jakaa aikansa, koska näiden työntekijöiden tarpeet vaihtelevat. Vaikka hän työskentelee yleensä toimistoympäristössä, hän voi myös hoitaa hallinnollisia tehtäviä tuotanto-, teollisuus- tai valmistusympäristössä.
Se, mikä tyypillisesti erottaa hallintovirkailijan sihteeristä, on se, että hänen työnsä keskittyy tavallisesti enemmän yleisten toimintojen sujumiseen kuin päivittäisten tapahtumien hallintaan. Hän työskentelee myös yleensä useammalle kuin yhdelle henkilölle. Useimmissa yritysympäristöissä hän yleensä suorittaa työnsä ilman tai ei ollenkaan suoraa päivittäistä valvontaa.
Hallintovirkailijan tehtävät riippuvat suuresti sen liiketoiminnan luonteesta, jossa hän työskentelee. Yleensä hänen odotetaan yleensä suunnittelevan ja toteuttavan kokouksia, suunnittelevan matkoja ja kuljetuksia sekä varmistavan optimaalisen viestinnän osastojen välillä. Jos ihmiset, joille hän työskentelee, pidetään ajan tasalla liiketoiminnasta ja kehityksestä, häntä pidetään yleensä menestyneenä.
Asioiden sujuminen vaatii yleensä hyviä tietokonetaitoja. Hallintovirkailija käyttää usein erilaisia ohjelmistoja ylläpitääkseen johtajien kalentereita, luodakseen laskentataulukoita ja laatiakseen raportteja. Hänen online-taitojaan vaaditaan yleensä tutkimuksen tekemiseen esimiestensä puolesta ja sähköpostiviestinnän ylläpitämiseen liikekumppaneiden kanssa. Häntä voidaan myös vaatia käyttämään tekstinkäsittelyohjelmia kirjeenvaihdon kirjoittamiseen ja muokkaamiseen sekä grafiikkaohjelmistojen käyttämistä visuaalisten esitysten luomiseen.
Joissakin suuremmissa yrityksissä voidaan usein vaatia hallintovirkailijaa valvomaan eri osastojen tuottavuutta ja suosittelemaan muutoksia tehokkuuden parantamiseksi. Nämä ehdotukset voivat sisältää henkilöstömuutoksia tai suurten toimistokoneiden tai -laitteiden päivittämistä tai vaihtamista. Tässä tehtävässä oleva henkilö on myös usein vastuussa toimistotarvikevaraston ylläpidosta ja sopimusten neuvottelemisesta myyjien kanssa.
Tässä tehtävässä menestyminen vaatii yleensä hyviä organisointi- ja kommunikointitaitoja. Useiden esimiesten ja esimiesten tukeminen vaatii erinomaisia ajanhallintakykyjä. Kaikkien pitäminen tyytyväisinä vaatii yleensä diplomatiaa ja tahdikkuutta hallintovirkailijalta.
Tehtävään vaaditaan yleensä ylioppilastutkinto tai vastaava, vaikka ammatinharjoittajan tutkinto on yleensä edullinen. Jotkut yritykset vaativat kandidaatin tutkinnon taiteet tai viestintä. Joskus uskotaan, että mitä koulutetumpi palkkaava johtaja on, sitä koulutetumpi hallintovirkailijan on oltava. Kokemus sihteerinä tai toimistoassistenttina katsotaan tässä tehtävässä. Tietokonetoimintojen tausta ja toimistotuki katsotaan eduksi.