Hallintovirkamiehen ensisijainen tehtävä on hallita paperityötä ja henkilöstötehtäviä, joita tarvitaan päivittäisen liiketoiminnan sujuvuuden varmistamiseksi. Tällaiset ammattilaiset ovat yleensä jonkin verran korkealla tasolla ja heillä on tyypillisesti johtotehtäviä työpöytätyönsä lisäksi. Useimmat yritykset ja julkisyhteisöt palkkaavat tällaisia ihmisiä varmistaakseen, että sisäiset toiminnot ja liiketoiminnot tapahtuvat niin kuin niiden pitäisi. Lähes kaikissa tilanteissa työ sisältää neljä päätehtävää: viestintä, koordinointi, päivittäiset hallinnolliset tehtävät ja pitkän aikavälin suunnittelu.
Rooli yrityksissä
Monet tunnetuimmista hallintovirkamiehistä työskentelevät yrityksissä. Suurissa yrityksissä on usein koko osasto, joka on omistettu hallinnollisille asioille, ja upseeri toimii sen johtajana. Pienemmät organisaatiot palkkaavat tyypillisesti tällaisen ammattilaisen työskentelemään yhdessä muiden johtajien kanssa paljon käytännöllisemmin. Kummassakin tapauksessa työ keskittyy johtamiseen. Hallintovirkamies vastaa prosessien ja henkilöstön valvonnasta sen varmistamiseksi, että yritys pystyy saavuttamaan tietyt määritellyt tavoitteet. Tämä voi sisältää kaiken projektien määrittämisestä raporttien kirjoittamiseen ja tulosten lukujen analysointiin. Suuri osa työstä on “sisäistä”, mikä tarkoittaa, että se perustuu paperiraportointiin ja arkistointiin.
Hallituksen kannat
Useimmat hallitukset tarvitsevat myös hallintovirkamiehiä, vaikka näiden ammattilaisten maailma on yleensä hieman erilainen. Sen sijaan, että se auttaisi yritystä saavuttamaan omat tavoitteensa, tämän henkilön tehtävä on auttaa välittämään yleisölle, miten valitut tai nimitetyt johtajat voivat. Hän voi myös työskennellä suoraan näiden johtajien kanssa varmistaakseen, että he pysyvät raiteillaan. Työ on edelleen hyvin paperikeskeistä ja sisältää paljon raporttien kirjoittamista ja numeroiden murskaamista. Suurin ero on tarkoitettu yleisö ja yleinen tavoite.
Viestintä
Sekä yritysten että valtion virastojen hallintovirkamiesten on yleensä keskityttävä paljon viestintään. Nämä ammattilaiset liittyvät yleensä sekä ylimpään johtoon että eturivin henkilöstöön, ja he ovat jossain määrin vastuussa viestien tuomisesta edestakaisin näiden kahden ryhmän välillä. Kaiken viestinnän on tyypillisesti oltava selkeää, ytimekästä ja ammattimaista. Kyky määrittää, mitä tietoja jakaa ja paras tapa kommunikoida, on yleensä erittäin tärkeä.
Tiimin toiminnan koordinointi
Useimmat hallintovirkamiehet keskittävät myös paljon huomiota eri ihmisryhmien yhteen saattamiseen joko laatimaan erityisraportteja tai saamaan tiettyjä tietoja siitä, miten asiat etenevät. Koordinoitavien toimintojen ja ryhmien tyypit riippuvat toimialasta, liiketoiminnasta ja yleisistä liiketoimintakäytännöistä. Esimerkiksi palveluyrityksessä virkailijoiden on ehkä koordinoitava teknikkojen sijainteja, työpaikkoja ja tuotteiden toimituksia. Lääketieteellisessä käytännössä työ voi pyöriä tietovirtojen virtaviivaistamisen välillä potilaiden, myyntiedustajien, konsulttien ja lääkärin keskuudessa olevien lääketieteen ammattilaisten välillä.
Päivittäiset hallinnolliset tehtävät
Lähes jokaisella organisaatiolla on myös paljon pienempiä tehtäviä, jotka voivat tuntua arkipäiväisiltä, mutta jotka on suoritettava, jotta liiketoiminta sujuu normaalisti. Suuri osa tästä liittyy paperityöhön, ja suurin osa siitä kuuluu hallintovirkamiehen päätehtäviin. Tämä sisältää laskujen maksamisen, laskujen lähettämisen asiakkaille, vastaanotettujen maksujen käsittelyn ja palkanlaskennan henkilöstölle. Rahalähetykset hallitukselle ja muille virastoille on myös lähetettävä oikeiden tositteiden kanssa.
Pienissä yrityksissä tai virastoissa hallintovirkamies vastaa usein näistä tehtävistä itse. Korkeamman tason johtajat eivät usein tee tällaisia tehtäviä henkilökohtaisesti, vaan mieluummin delegoivat ne nuoremmalle henkilökunnalle-mutta he ovat yleensä edelleen vastuussa siitä, että ne tehdään oikein ja ajallaan. Kun yrityksellä on laskutusongelma tai se jää jälkeen suurista maksuista, hallintovirkamies on usein yksi ensimmäisistä syytetyistä.
Suunnittelun rooli
Hallintovirkailijan työ asettaa hänet yleensä kaiken liiketoiminnan keskipisteeseen, mikä antaa mielenkiintoisen näkökulman siihen, kuinka monet eri asiat toimivat ja toimivat. Yritykset ja hallitukset voivat etsiä tapoja hyödyntää tällaista “katso kaikki” -lähestymistapaa organisaation laajuisessa suunnittelussa. Tämä voi olla niin yksinkertaista kuin kohtuullisten tavoitteiden asettaminen tulevalle vuosineljännekselle tai kampanjan lähestymistavan strategisointi. Hallintovirkamiehen tehtävänä voi olla esimerkiksi suuremman tilan etsiminen organisaatiolle, muuton suunnittelu ja työtilan suunnittelu, tai hän voi saada tehtäväkseen selvittää, mitä kansalaiset tarvitsevat esimerkiksi veronkevennyksen suhteen, ja sitten etsiä erilaisia ratkaisuja ja mahdollisia korjauksia.
Työn saaminen
Ei ole olemassa yhtä luetteloa siitä, mitä hallintovirkamieheksi ryhtyminen edellyttää, osittain siksi, että mahdollisuuksia on monia. Vaatimukset suuryrityksen johtajuudelle ovat todella erilaisia kuin pienen voittoa tavoittelemattoman tai paikallishallinnon toimiston vaatimukset. Useimmat hakijat ovat suorittaneet toisen asteen koulutuksen liiketalouden tai johtamisen alalla, mikä osoittaa heidän taitonsa sisäisessä toiminnassa ja henkilöstön koordinoinnissa. Perusopetuksen lisäksi paljon jää kuitenkin yksittäiselle yritykselle.
Monet työnantajat ovat kiinnostuneempia työkokemuksesta kuin akateemisista valtakirjoista. Kokemus ongelmien ratkaisemisesta, konfliktien hallinnasta ja tietokonejärjestelmien käytöstä on erittäin tärkeää. Kyky käsitellä painetta, työskennellä aikarajojen puitteissa ja käsitellä ristiriitaisia prioriteetteja voi olla myös erittäin hyödyllistä. Useimmissa tapauksissa tietyn työnkuvauksen huolellinen tarkastelu on paras tapa hakijoille selvittää, mitä tietty mahdollisuus todella edellyttää.
Sekaannusten välttäminen toimiston järjestelmänvalvojien kanssa
“Hallintovirkamiehen” tehtävänimikkeen voi joskus olla helppo sekoittaa samanlaiselta kuulostaviin “toimiston ylläpitäjän” ja “hallinnollisen toimiston avustajan” tehtäviin, vaikka nämä kaksi ovat yleensä melko erilaisia. Toimiston ylläpitäjä tai avustaja on pohjimmiltaan sihteeri tai tukihenkilöstö, jolla on hyvin nuorempi rooli arkistoinnissa, puhelimiin vastaamisessa ja muussa matalan tason hallinnollisessa työssä. Virkailijat ovat useammin johtajia, joilla on paljon koulutusta ja asiantuntemusta ja jotka toimivat enemmän johtajina kuin tukijoina. Molemmat työt sisältävät erilaisten paperitehtävien hallinnan, vain hyvin eri tasoilla.