Yritysten on ylläpidettävä terve voittoa, ja tiukat menoja koskevat talousarvioprotokollat on osa tätä prosessia. Hankintaosastolla hankinta -analyytikko omistaa tämän vastuun. Hän toimii yhteyshenkilönä organisaationsa, organisaation talousosaston ja yrityksen myyjien tai mahdollisten myyjien välillä. Hankinta -analyytikko, joka vastaa sekä hankintaohjeiden laatimisesta että noudattamisesta, osallistuu organisaation kokonaistaloudelliseen strategiaan. Mahdollisten ja vakiintuneiden myyjien arviointi on osa tätä prosessia sekä neuvottelut sopimuksista ja hinnoittelusta tavaroiden, palvelujen tai tarvikkeiden hankkimiseksi.
Hankinta -analyytikko suorittaa usein tietopyynnöt (RFI), jotka arviointityökalussa keräsivät tietoja, jotka mittaavat tarkasti mahdollisten myyjien vahvuudet ja kyvyt sekä paljastavat heikkoudet, jotka voivat vaikuttaa analyytikon organisaation taloudelliseen strategiaan. Lisäksi hän voi myös laatia tarjouspyyntöjä (RFP) pyytämällä myyjiä tekemään tarjouksia palveluista, tavaroista tai tarvikkeista organisaation tavoitteiden tukemiseksi. Kun hän on kerännyt tiedot RFI: hen ja RFP: hen, hän analysoi saatavilla olevat tiedot tehdäkseen päätöksiä myyjistä ja yleensä tyytyisi valitsemaan yhden tai useamman toimittajan sopimukseen.
Neuvottelut ovat prosessin seuraava vaihe, jossa hankinta -analyytikko neuvottelee valittujen toimittajien kanssa sopimuksen ehdoista. Tämä prosessi keskittyy yleensä molempien osapuolten edellyttämien selkeiden odotusten dokumentointiin ja lopullisten hinnoittelurakenteiden luomiseen. Lisäksi hankinta -analyytikko on usein vastuussa kaikkien organisaationsa ja sen myyjien välisten sopimusten laatimisesta ja uusimisesta. Lopullisissa sopimuksissa on täsmennettävä kaikki sopimuksessa esitetyt suuntaviivat ja ehdot, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, ostetut tavarat ja palvelut, sopimuksen pituus, tavaroiden tai palvelujen toimittamisen odotettavissa olevat aikataulut, laatu- ja määrälliset odotukset ja selkeät maksuehdot.
Työsuhteen luominen myyjään on ratkaisevan tärkeää, ja kun hankinta -analyytikko on vakiinnuttanut asemansa, hän käyttää tietojen analysointikykyjään vertaamalla toimittajan ehtoja ja suorituskykyä markkinatietoihin. Nykyisten markkinatrendien analysointi ja tavaroiden ja palveluiden tulevan suorituskyvyn ennustaminen avoimilla markkinoilla antaa asiaankuuluvia tietoja, joita käytetään suosittelemaan ostostrategioita, jotka vastaavat organisaation taloudellisia tavoitteita. Siksi hankinta -analyytikko käyttää paljon aikaa raakadatan kääntämiseen tietoihin, joita voidaan käyttää päätösten tekemiseen.