Hankinta -avustaja suorittaa keskeisiä tehtäviä aloilla, jotka vaativat jatkuvaa tavarantoimitusta, kuten valmistusyritykset. Tämä hallinnollinen asema varmistaa, että työntekijöillä on riittävästi materiaaleja tehokkaan tuottavuuden säilyttämiseksi ja samalla kustannusten alentamiseksi, jotta yrityksen kokonaisvoitto kasvaa. Hankinta -avustajien tulee tuntea kirjoitettu ja puhuttu sana sekä tuntea matemaattiset laskelmat.
Hankinta -avustajan päätehtävä on materiaalien hankintojen ajoittaminen ja saapumisaikojen arvioiminen. Yrityksiltä ei voi loppua välttämättömiä tuotteita halutun tuotteen luomiseen, kuten matkapuhelimen sisäiset komponentit. Avustaja tarkistaa nykyisen varaston ja tarkkailee sen loppumista sekä paperilla että sähköisissä tiedostoissa ja fyysisessä varastossa. Alhainen varastotaso edellyttää ostamista tietyltä toimittajalta ajoissa tapahtuvaa toimitusta varten, mikä estää varastossa olevia aukkoja.
Tilausten tarkkuus on välttämätöntä onnistuneelle hankinta -avustajalle. Jokainen tuotemäärä on vahvistettava ennen ostotilauksen tekemistä myyjälle. Virheellinen kirjoitusvirhe tai virhe voi vahingossa muuttaa tilauksen 44 tuotteesta 444 tuotteeseen aiheuttaen yritykselle valtavia kuluja ja liiallisen varastotason.
Kun lähetys on vastaanotettu, hankinta -avustajan on varmistettava, että lähetetyt tuotteet vastaavat määrältään ja tyypiltään ostotilausta. Kaikki ostotilausmuutokset on ratkaistava ottamalla yhteyttä myyjään. Avustajalla on oltava terävät viestintätaidot lähetyksen väärinkäsitysten ratkaisemiseksi. Viestintä myyjien kanssa voi tapahtua puheluina, sähköpostina tai fakseina.
Toinen hankinta -avustajan tärkeä tehtävä on löytää uusia toimittajia laadukkailla tuotteilla ja alhaisilla kustannuksilla. Materiaalikustannukset nousevat yleensä inflaation myötä, minkä seurauksena koko valmistetulla tuotteella on korkeampi hintalappu. Hankinta -avustajat voivat löytää vaihtoehtoisia materiaalitoimittajia alan verkostoitumalla tarjoamaan tarvikkeita halvemmalla. Avustaja voi jopa pitää neuvottelupuheluita esimiehensä ja mahdollisen uuden myyjän kanssa liiketoimintasopimuksen luomiseksi.
Toimialasta riippuen hankinta -avustajan täytyy ehkä tuntea valtion tullilainsäädäntö materiaalien tuonnissa. Monet yritykset käyttävät muiden maiden materiaaleja, mikä vähentää olennaisten osien kustannuksia. Osien tuonti vie enemmän aikaa kuin materiaalien siirtäminen kotimaassa, joten avustajan on otettava huomioon ylimääräinen lähetysaika tuotannon keskeytymisen estämiseksi.
Tämä avustaja hyväksyy yleensä myös vastaanotettujen tavaroiden maksamisen. Lähetystä koskevat kiistat maksetaan vasta, kun hankinta -avustaja ratkaisee ja hyväksyy ostolaskun. Avustaja saattaa joutua laskemaan varaston fyysisesti toistuvasti, jotta voidaan ratkaista määrälliset epäjohdonmukaisuudet, mikä edellyttää ketterää liikkumista varastosäiliöiden tai varastojen läpi.