Hankintavalvoja valvoo palvelujen saamista myyjältä sekä hallitsee hankinta- ja hankintahenkilöstöä. Tämän ammattilaisen rooli edellyttää tietoa palveluiden ja tavaroiden ostamismenettelyistä yritykselle. Yritykset etsivät usein tapoja hankkia tavaroita kilpailukykyiseen hintaan, ja hankintojen hallinnoijan tehtävänä on valvoa hankintojen tekemiseen liittyviä prosesseja.
Hankintaosaston ylläpitäjä vastaa yrityksen hankinta- ja hankintayksikön päivittäisten toimintojen hallinnasta. Hän vastaa henkilöstön valvonnasta ja sopimussopimusten tarkistamisesta. Järjestelmänvalvoja tarkistaa myös sopimusten ostotarpeet, kun yritys pyytää tavaroita ja palveluja myyjiltä. Toisinaan hankintaosasto tarkistaa toimittajien pätevyyden varmistaakseen, että paras ja luotettavin saatavilla oleva palvelu on käytössä.
Useimmissa yrityksissä hankintojen valvoja raportoi suoraan ylemmälle johtajalle. Järjestelmänvalvojan on otettava huomioon yrityksen verotuksellinen asema ja kyvyt hankkiessaan tavaroita ja palveluja koskevia sopimuksia. Hän on myös usein vastuussa kokousten järjestämisestä, jotka koskevat uuden henkilöstön palkkaamista, henkilöstöasioita ja hankinta- tai hankintayksikön teknisiä tarpeita. Järjestelmänvalvojat voivat myös määrätä, valvoa ja tarkistaa hankintatoimen henkilöstön työtä.
Hankintojen valvoja voi tavata säännöllisesti ylimmän johdon pitääkseen heidät ajan tasalla hankintamenettelyn muutoksista. Järjestelmänvalvojat voivat myös tarjota ohjeita ja koulutusta hankintahenkilöstölle sekä vieraileville ostajille ja myyjille. Ne voivat myös tarkistaa palveluiden ja sopimusten tarjouksia varmistaakseen, että nämä tarjoukset ovat nykyisten hankintapolitiikkojen mukaisia.
Analyyttiset taidot ovat tärkeitä hankintojen ylläpitäjälle, ja hänen on ehkä tarkistettava sopimukset nopeasti löytääkseen mahdolliset ongelmat. Järjestelmänvalvojilla on myös oltava kyky käyttää tehokkaasti tietokoneohjelmia ja heidän on ymmärrettävä perusteellisesti yrityksen käyttämä hankintatietojärjestelmä. Hankintatietojärjestelmiä käytetään usein yksityiskohtaisten hankintaraporttien luomiseen.
Hankintapäällikkö tekee myös kustannusanalyysejä ja työskentelee yritysten ostobudjettien kanssa. Budjetointi on tärkeä osa tehokasta hankintaprosessia ja yrityksen johtamista kokonaisuudessaan. Järjestelmänvalvojan on käytettävä tehokkaita viestintätaitoja ja pystyttävä osoittamaan korkeatasoinen sopimus- ja hankintaprosessin tuntemus.