Henkilöstöhallinnon (HR) suunnitteluprosessi sisältää strategian kehittämisen, johtamisjärjestelmien luomisen, ennakoidut vaatimukset ja suorituskykymittaukset. Henkilöstösuunnitteluprosessin aloittamiseksi yrityksen on luotava HR -strategia, joka on linjassa yrityksen yleisen strategian ja tehtävän kanssa. Yritys voi sitten päättää suunnittelusta, käytännöistä ja käytännöistä, joita on noudatettava liiketoimintastrategian toteuttamiseksi. Jotta henkilöresurssit toimisivat kunnolla, on tehtävä ennusteita työvoiman koosta ja työrakenteista. Henkilöstösuunnittelun viimeisen vaiheen tulisi olla vertailuarvojen ja mittausten suunnittelu sen varmistamiseksi, että osasto täyttää suorituskykyodotukset.
Yritysstrategian mukaisen strategisen suunnitelman laatiminen muodostaa suuren osan henkilöstösuunnitteluprosessista. Tässä strategisessa suunnitelmassa on keskusteltava sen nykyisestä henkilöresurssikapasiteetista, tarpeista ja suunnasta. Sen tulisi sisältää luettelo nykyisen työvoiman taidoista ja tarvittavat taidot, jotta yritys voi saavuttaa tavoitteensa. Koko strategisen suunnitelman aikana on oltava selvää, mikä on kunkin suosituksen tarkoitus ja tulokset ja miten ne tukevat organisaation yleistä strategista suunnitelmaa.
Hallintajärjestelmien rakentaminen sisältää päätöksen suunnittelusta, käytännöistä ja käytännöistä, jotka on otettava käyttöön strategisen suunnitelman toteuttamiseksi. Tämä sisältää sen, ottaako yritys käyttöön ulkoistamisen, joustavat työajat ja vertaisarvioinnit. Kunkin politiikan tai käytännön kustannussäästöjä on punnittava objektiivisesti ja niiden hyödyt ja riskit on hahmoteltava. Jos yritys haluaa harkita kotona työskentelevän vaihtoehdon käyttöönottoa, se voi säästää yleiskustannuksissa, mutta vaikuttaa negatiivisesti sen kykyyn kehittää työvoimansa taitoja. Jos yrityksen strategiana on saada osaavin tiimi, tämä kotona työskentely -käytäntö voi vaikuttaa kielteisesti yrityksen kykyyn saavuttaa liiketoiminnan kokonaistavoite.
Työvoiman koon ja työrakenteiden ennustaminen on välttämätön osa henkilöstösuunnitteluprosessia, joka edellyttää inventaarion luomista siitä, mitä yrityksellä on tällä hetkellä. Työntekijät tulisi segmentoida heidän kykyjensä, taitojensa, koulutuksensa ja potentiaalinsa mukaan. Jos valmiuksien ja työvoiman lukumäärän välillä on ero, on tehtävä ennuste, jotta voidaan nähdä, kuinka monta työntekijää tarvitaan jokaiseen tehtävään. Nykyisten työntekijöiden luettelon tarkistaminen on myös hyödyllinen tapa selvittää, voidaanko tulevaisuuden työpaikat täyttää sisäisillä ylennyksillä, jotka voivat olla tehokas motivointityökalu yrityksen koko muutosten edessä.