Hotellien hankintapäällikkö neuvottelee sopimuksista toimittajien kanssa ja hallinnoi monia päivittäisen toiminnan osia tietyssä paikassa tai hotelliketjussa. Näiden työpaikkojen hakijoiden edellytetään yleensä suorittaneen perustutkintokurssin liiketalouden, vieraanvaraisuuden hallinnan tai siihen liittyvän aiheen. Lisäksi monet työnantajat haluavat palkata henkilöitä, joilla on aikaisempaa kokemusta hotelli- tai ravintola -alalta.
Hotellit ostavat säännöllisesti ruoka- ja juomatarvikkeita myyjiltä, ja näitä elintarvikkeita myydään sisäisissä kaupoissa tai baarissa ja ravintolassa. Hotellien hankintapäällikön on otettava yhteyttä jakeluyrityksiin ja neuvoteltava kaupoista, jotta tavarat toimitetaan irtotavarana. Näin tehdessään johtajan on varmistettava, että rakennuksessa on riittävästi säilytystilaa näiden tavaroiden säilyttämiseksi ja että tarvikkeet eivät vanhene ennen käyttöä. Toimitussopimukset voivat olla voimassa viikkoja, kuukausia tai vuosia, ja ajan mittaan hotellien hankintapäällikkö voi yrittää neuvotella uudelleen tällaisista sopimuksista, jos muut toimittajat alkavat tarjota halvempia tarjontapaketteja.
Pilaantuvien tavaroiden lisäksi hotellien hankintapäällikön on hankittava myös kestotavaroita, kuten huonekaluja, vuodevaatteita ja tietokonelaitteita. Johtaja voi aloittaa neuvottelut useiden yritysten kanssa ennen kuin hän suostuu toimitusjärjestelyyn. Joitakin tavaroita ja laitteita ostetaan harvoin, jolloin toimitussopimukset ovat usein kertaluonteisia tapahtumia. Muut kestotavarat on vaihdettava suhteellisen nopeasti raskaan käytön vuoksi, jolloin johtaja voi tehdä pitkäaikaisen sopimuksen tietyn myyjän kanssa.
Ostettuaan tarvittavat tavarat johtajan on pidettävä yhteyttä ravintola-, baari- ja myymäläpäälliköihin ja asetettava hintapisteet eri tuotteille, joita hotellin asiakkaat voivat ostaa. Johtajat yrittävät hinnoitella tuotteet kilpailukykyisesti, jotta vieraat eivät houkuttele poistumaan rakennuksesta ja ostamaan samantyyppisiä tavaroita lähikauppiailta. Huolimatta yrityksistä pitää hinnat alhaisina, johtajien on myös varmistettava, että tavaroiden myyntihinta on riittävän korkea kattamaan varaston ostamiskustannukset ja muut kulut, kuten myyntivero.
Suurissa hotelliketjuissa hotellien hankintapäällikkö voi johtaa hankintaosapuolten ryhmää, joiden tehtävänä on hallita yhtä sijaintia tai tiettyä tuotetyyppiä. Johtajien on varmistettava, että talousarvion kokonaisrajoja ei ylitetä. Tämän saavuttamiseksi johtajan on ehkä vietettävä aikaa neuvomalla kumppaneitaan neuvottelutekniikoista ja -strategioista.