Henkilöstöpäällikön ensisijainen rooli on tukea henkilöstöasioihin liittyviä esimiehiä ja johtoa. Henkilöstöpäällikkö työskentelee keskisuuren tai suuren yrityksen henkilöstöosastolla. Hän on tyypillisesti vastuussa henkilöstöjohtajan avustamisesta operatiivisessa toiminnassa, rekrytoinnissa, perehdyttämisessä, tiedonhallinnassa ja tuessa.
Henkilöstöosastolla on kaksi asiakasryhmää: johto ja työntekijät. Molemmilla ryhmillä on erityistarpeita, jotka on täytettävä liiketoiminnan moitteettoman toiminnan varmistamiseksi. Esimerkiksi työntekijät tarvitsevat tietoja verolomakkeista, etuuksista, politiikasta, työlainsäädännöstä ja muista asioista. Esimiehet tarvitsevat tietoa vaikeiden tilanteiden käsittelystä, kurinalaisuudesta, sairauspoissaoloista ja muista osastolle vaikuttavista asioista.
Henkilöstötoimiston tyypillisesti suorittamat operatiiviset tehtävät sisältävät työnkuvausten lähettämisen, ansioluettelojen tarkistamisen, avustamisen hakijoiden haastattelussa ja seurantakirjeiden lähettämisen hakijoille. Kaikki HR -virkamiehet on koulutettava yrityksen politiikasta, työllisyysstandardeista ja toimintaohjeista. Tärkeä osa tätä roolia on neuvonta henkilöstölle ja esimiehille politiikasta, säännöistä ja liiketoimintakäytännöistä.
Monissa yrityksissä HR -toimisto on vastuussa perehdyttämistilaisuuksien järjestämisestä uudelle henkilöstölle, tiedottamisesta politiikasta, organisaatiorakenteesta, työpaikan käytännesäännöistä ja muista asiaankuuluvista tiedoista. Näitä istuntoja järjestetään toisinaan yhdessä etujen tiedotustilaisuuden tai henkilöstön koulutuksen kanssa. Yhteistyö muiden osastojen kanssa, koordinointipalvelut ja esitystaidot ovat kaikki tärkeitä tässä työssä.
Ihmiset, jotka nauttivat työskentelemisestä muiden kanssa, keskittyvät yksityiskohtiin ja voivat työskennellä määräaikaan perustuvassa ympäristössä, raportoivat suurimman tyytyväisyyden HR-virkamiehenä. Henkilöstöpäällikön rooli on yksi keskeisistä kommunikaattoreista. He ovat vastuussa pysyäkseen ajan tasalla hallituksen lainsäädännön, menettelyjen ja vaatimusten kanssa.
Yrityspolitiikan, hallituksen sääntöjen ja työlainsäädännön noudattaminen on osa HR -virkamiehen vastuuta. Hänen on pysyttävä ajan tasalla ja tarkasteltava sekä ehdotettuja että hyväksyttyjä muutoksia. Laiminlyönnistä määrätyt sakot ovat erittäin korkeat sekä dollarin määrien että työntekijöiden tyytyväisyyden suhteen.
Ura HR -virkamiehenä vaatii sitoutumista jatko -opiskeluun. Säännöt ja määräykset muuttuvat jatkuvasti, ja on välttämätöntä käyttää aikaa ja vaivaa pysyäkseen ajan tasalla. Uran eteneminen tällä alalla vaatii tyypillisesti johtamisen jatkokoulutusta tai henkilöstöasiantuntijan sertifiointia. Tämä ura on yhä teknologiavetoisempi, koska lähes kaikki yritykset ovat siirtyneet tietokoneistettuihin henkilöresursseihin ja rekrytoinninhallintajärjestelmiin.