Indeksoija järjestää tiedot ja luo indeksin, jota voidaan käyttää kyseisten tietojen paikantamiseen. Aina kun joku avaa tietokirjallisuuden ja kääntyy hakemiston puoleen etsiäkseen jotain, hän käyttää hyväkseen tämän henkilön kovaa työtä. Indeksoijat voivat indeksoida kirjoja, aikakauslehti artikkeleita ja muita julkaisuja. He voivat myös tarjota abstraktio- ja tietokantapalveluja taitojensa ja työskentelyalueidensa mukaan.
Perinteisesti tekijät ovat vastuussa omasta indeksoinnistaan. Tämä on kuitenkin erittäin erikoistunut taito, ja useimmat kirjoittajat eivät ole tehtävänsä tasalla, vaan suosittelevat työn indeksoijille. Indeksoijat työskentelevät yleensä freelancerina ja tekevät työtä työkohtaisesti. Jotkut voivat työskennellä kustantamoyrityksille, ja suuret kustantamot ylläpitävät indeksoijia. Henkilöstön osana työskentelyn etuna on vakituinen työpaikka ja pääsy tyyliohjeisiin, jotka voivat olla hyödyllisiä indeksin kehittämisessä.
Vaikka tietokoneohjelmat voivat yrittää luoda hakemiston kirjalle, se yleensä vaatii indeksoijan taitoja tehdäkseen työn oikein. Tietokoneet ovat erittäin hyviä yhteensopivuudessa, jossa tietokone tunnistaa, missä tietyt sanat tai lauseet esiintyvät, ja jotkut ovat riittävän älykkäitä määrittämään ulkonäön olennaisuus, mutta tietokoneet voivat silti tehdä virheitä.
Indeksoija lukee kirjan ja vastaanottaa todisteita, jotka sisältävät viimeiset sivunumerot. Hän tekee muistiinpanoja keskeisistä lauseista ja sanoista ja siitä, missä ne näyttävät alkavan rakentaa hakemistoa. Indeksoijana työskentely on hankalaa, koska hänen on pohdittava yleisön tarpeita ja päätettävä, millaisia termejä ihmiset haluavat etsiä.
Tehtävän suorittamiseksi tehokkaasti indeksoijan on mietittävä, mistä ihmiset voivat etsiä termiä; esimerkiksi keittokirjan avulla joku, joka haluaa reseptin porkkanakakulle, voi etsiä joko “kakku, porkkana” tai “porkkanakakku”, ja indeksoijan on päätettävä, mikä olisi sopivinta. Hänellä on myös oltava johdonmukainen tyyli. Toisin sanoen, jos käytetään “kakkua, porkkanaa”, mikä tahansa kakun merkintä hakemistossa muotoillaan tällä tavalla: “kakku, suklaa”, “kakku, marmori”, “kakku, enkeliruoka” ja niin edelleen.
Valmis hakemisto lähetetään julkaisijalle ja se lisätään valmiiseen julkaisuun, jotta se voidaan tulostaa ja jakaa. Asiakirja tarkistetaan yleensä myös sen varmistamiseksi, että se toimii julkaisun kanssa ja sopii yleisölle. Kirjoittaja voi esimerkiksi skannata sen varmistaakseen, että keskeiset aiheet sisältyvät hakemistoon. Esimerkiksi ravitsemusta käsittelevässä kirjassa voidaan odottaa löytävänsä hakemistosta termejä, kuten “kalorit”, “ruokavalio”, “ravintoarvot” ja niin edelleen.
Indeksoijat voivat saada koulutusta sertifiointiluokkien ja seminaarien avulla. Jotkut yhteisöopistot ja tekniset koulut tarjoavat myös tällaista koulutusta. Jäsenyys ammattijärjestössä on avoin ihmisille, joilla on osoitettuja taitoja, ja se voi olla hyödyllinen ihmisille, jotka haluavat rakentaa ammatillista uraa tällä alalla.