Kaupungin virkailija on kaupungin hallinnollisista tehtävistä vastaava henkilö. Hänen tehtävänsä on pitää päivittäinen toiminta tehokkaasti ja tarkasti. Normaalisti hän tukee kaupunginjohtajaa sekä pormestaria, kaupunginvaltuustoa ja muuta kaupungin johtamiseen suoraan osallistuvaa henkilöstöä.
Kaikkien virallisten tiedostojen ja tietueiden ylläpidon lisäksi virkailija valvoo säännöllisesti myös verotoimenpiteitä, kuten maksavia myyjiä ja toimittajia. Hänen on tavallisesti laadittava budjetit, tarkistettava menojen oikeellisuus ja pätevyys ja esitettävä talousarvion tarkistamista koskevat pyynnöt kaupunginjohtajalle. Yleiset toimistokulut pienet käteisvarat ovat yleensä hänen vastuullaan.
Jos kaupunginhallitusrakenteeseen kuuluu kaupunginvaltuusto ja pormestari, kaupungin virkailijan on tyypillisesti laadittava esityslistat jokaiselle kokoukselleen ja ilmoitettava kaupunginvaliokunnille, jos heidän panostaan tarvitaan tietyissä esityslistan kohdissa. Näihin toimeksiantoihin kuuluvat usein suunnittelu- ja ympäristövaikutustoimikunnat sekä suunnittelun tarkastuslautakunta ja julkisten töiden neuvosto. Virkailija kokoaa tavallisesti asialistapaketit ja jakaa ne neuvoston jäsenille. Kirjanpitäjä kirjaa ja muokkaa yleensä kokousten pöytäkirjat ja jakaa ne neuvoston jäsenille sen valmistuttua.
Kun kaupungissa järjestetään vaaleja, kaupungin virkailija vastaa usein kuntavaalien yksityiskohdista. Tämä sisältää yleensä äänestystietojen valmistelun ja tarkistamisen sekä äänestyslippujen jakamisen postitse tai kaupungintalolla. Vaalityöntekijöiden nimittäminen ja kouluttaminen kuuluu usein hänen työhönsä sekä vaalitulosten laskeminen ja tarkistaminen.
Kun kunnallisia koodeja tai kaupunkikirjoja muutetaan, virkailija on yleensä velvollinen varmistamaan, että toimista ilmoitetaan asianmukaisesti paikallisissa sanomalehdissä. Jos järjestetään julkisia kuulemistilaisuuksia kansalaisia koskevista asioista, hänen odotetaan tavallisesti lähettävän ilmoitukset kokouksista ajoissa. Kaikki kaupungin hallitusta koskevat tiedostot ja historialliset tiedot säilytetään perinteisesti turvallisessa paikassa kaupungin virkailijan toimesta.
Tämä virkailija vastaa yleensä tukihenkilöstönsä seulonnasta, palkkaamisesta ja hallinnasta. Jos kaupungin rakennukset tai kiinteistöt vaativat korjauksia tai huoltoa, julkiset tarjousilmoitukset ja tarjousten käsittely hoidetaan yleensä kaupungin virkailijan toimesta. Voittajaurakoitsijoiden kanssa tehtyjä sopimuksia valvoo yleensä virkailija.
Pätevyydet kaupungin virkailijan tehtävään sisältävät yleensä lukion tutkintotodistuksen tai vastaavan. Useimmat kaupungit haluavat kandidaatin tutkinnon liiketaloudessa tai siihen liittyvällä alalla. Kokemus toimistojen johtamisesta tai hallinnollisesta tuesta on plussaa. Esimerkillisiä organisointitaitoja tarvitaan yleensä tämän tehtävän suorittavan henkilön monenlaisten tehtävien hoitamiseen.