Kaupungin sihteerin vastuut voivat vaihdella sen mukaan, missä hän toimii. Kaupungin virkailijat kuuluvat kaupungin ylempään henkilöstöön ja heillä on yleensä tehtäviä, kuten elintärkeiden asiakirjojen ylläpito, vaalien hallinta ja julkisten ilmoitusten julkaiseminen. Jotkut ovat valittuja virkamiehiä, kun taas toiset nimitetään virkaan kaupungin virkamiehillä. Kaupungin asukkaat voivat ottaa yhteyttä kaupungin virkailijaan saadakseen apua erilaisiin toimintoihin syntymätodistusten löytämisestä paraateihin.
Monissa kaupungeissa kaupungin virkailija pitää kirjaa syntymästä, kuolemasta ja avioliitosta. Nämä tapahtumat rekisteröidään virkailijan toimistossa, ja hän voi toimittaa kopioita pyynnöstä. Virkailija myöntää myös avioliitto -lisenssit ja voi käsitellä lisenssejä muuhun toimintaan, mukaan lukien koiraluvat, metsästysluvat jne. Työn osana virkailijan on tarkastettava esitetyt asiakirjat henkilöllisyyden todentamiseksi ja hän voi kysyä asukkaalta joitain kysymyksiä varmistaakseen, että lisenssi myönnetään asianmukaisesti. Jos lisenssiin liittyy kysymyksiä, virkailijalla on kopio arkistossa.
Kaupungin virkailijat voivat myös hallita vaaleja. Aluevaaleissa kaupungin virkailija saa vaalimateriaalit keskusvaalitoimistosta. Kaupungin sisäisissä vaaleissa kaupungin virkailijan on valmisteltava äänestysliput, esitteet ja muuta materiaalia. Virkailijat ylläpitävät myös äänestysvälineitä, perustavat äänestyspaikkoja ja rekrytoivat äänestystyöntekijöitä avustamaan vaaleissa. Heidän on noudatettava kaikkia vaaleja koskevia sääntöjä, mukaan lukien hätätilanteessa kutsutut erityisvaalit.
Kaupungin virkailijan antamat julkiset ilmoitukset voivat sisältää lausuntoja, jotka varoittavat yleisöä sallimaan hakemukset ja julkiset kokoukset. Työ sisältää yleensä myös kirjanpitoa kaupunginvaltuuston ja eri valiokuntien kokouksista, erityisesti pöytäkirjoissa pidetyistä äänistä. Kaupungin sihteeri voi julkaista kokouksissa julkisia lausuntoja äänestystuloksista, jotta asukkaat voivat saada tiedon.
Useimmat kaupungin virkailijat pitävät säännöllisesti toimistoaikoja, ja he voivat saada apua pienemmiltä virkailijoilta, jos he hoitavat suuren kaupungin tietoja. Jos on tarpeen osallistua kokoukseen toimiston aukioloaikojen ulkopuolella, virkailija voi saada ylitöitä, ellei hän saa palkkaa. Kaupungin työntekijät saavat yleensä etuuksia, kuten eläkejärjestelyjä ja terveydenhuoltoa. Palkat vaihtelevat, mutta ovat yleensä kilpailukykyisiä alueen kanssa kannustaakseen pysymään kaupungissa. Tähän tehtävään tarvittava pätevyys voi sisältää tutkinnon tai hallinnollisen kokemuksen kaupungin asettamista standardeista riippuen.