Monilla lainkäyttöalueilla kaupungintalon ja kaavoituslautakunnan kuulemiset ovat avoimia yleisölle. Kaupungin kirjaaja voi olla vastuussa näiden kokousten esityslistan asettamisesta, näiden tapahtumien pöytäkirjojen ottamisesta ja niiden tallentamisesta julkisiin ennätyksiin. Hän voi myös olla vastuussa joistakin kirjanpitotoimista, ostovelkojen, saamisten ja työntekijöiden palkanlaskennasta kunnalle. Joissakin tapauksissa nämä virkamiesten tehtävät voivat allekirjoittaa virallisia sopimuksia tai laatia kirjeenvaihtoa kunnan puolesta.
Jotkut kaupunginvaltuusto kokoontuu säännöllisesti kokouksiin keskustelemaan uusista asetuksista tai kehitysohjelmista. Ennen näitä tapaamisia kaupungin kirjaaja on yleensä vastuussa tapahtuman ajan ja paikan ajoittamisesta ja sen jälkeen tiedotuksesta tiedotusvälineille ja yleisölle. Hän on paikalla näiden kokousten aikana ja auttaa helpottamaan keskusteluja kaupungin virkamiesten ja paikallisten kansalaisten välillä. Tämä henkilö tekee yleensä kirjallisia muistiinpanoja näistä keskusteluista luodakseen oikeudellisen pöytäkirjan pöytäkirjasta. Istunnon päätyttyä näihin pöytäkirjoihin perustuva virallinen raportti annetaan tyypillisesti osana kaupungin julkisia tietoja.
Kokousten helpottamisen lisäksi kaupungin kirjaaja vastaa yleensä kaupungin kirjanpidosta. Hän voi olla vastuussa verojen tai erityislupien tulojen kirjaamisesta ja näiden tietojen julkistamisesta. Virkailija on tyypillisesti vastuussa talletuksien tekemisestä pankkitilille kaupungin puolesta ja shekkien kirjoittamisesta esimerkiksi sähkölaskuista tai vakuutusmaksuista. Myös palkanlaskennan budjetointi sekä palkanmaksujen myöntäminen kaupungin työntekijöille, kuten palomiesten poliiseille, voi olla tarpeen.
Kun kaupunginhallituksen on täytettävä sopimus, kaupungin kirjaaja käsittelee usein yksityiskohdat. Tämä voi sisältää vastuun vakuutusten päivittämisestä tai kadun korjaustöiden alihankinnasta päällystysyritykselle. Virallisena edustajana tallennin voi usein allekirjoittaa nämä asiakirjat henkilökohtaisesti ja jopa saada luvan leimata ne kaupungin virallisella sinetillä.
Kaupunkitallennin voi joskus olla yhteydessä asukkaisiin erilaisissa oikeudellisissa asioissa. Tämä voi johtua kaupungin määräysten rikkomisesta, verojen maksamatta jättämisestä tai kaavoitusongelmista. Kaupungin rekisterinpitäjä voi olla vastuussa näiden kirjeiden laatimisesta ja voi luovuttaa ne vastaanottajille, jos pyynnöt ovat erittäin kiireellisiä.