Politiikat ja menettelytavat ovat rakenteellisia työkaluja, jotka määrittävät, miten yritys toimii ja miten se saavuttaa tavoitteensa. Politiikat toimivat ohjeina määrittäessään, mitä yritys tekee ja mitä ei. Menettelyt ovat menetelmiä, joita käytetään yrityksen tekemien tekojen toteuttamiseen ja joiden avulla estetään asettamiensa sääntöjen rikkominen. Nämä työkalut ovat yleensä yrityksen omaisuutta, mutta ne voivat olla haittoja joissakin tilanteissa, joissa tarvitaan välitöntä joustavuutta.
Asioiden yksinkertaistamiseksi politiikkoja voidaan ajatella yrityksen rajoina. Politiikat tarjoavat yrityksille keinon vahvistaa henkilöllisyytensä ja antaa sisältöä tavoitteilleen. Yksilöt voivat käyttää näitä ohjeita kehittääkseen realistisia odotuksia organisaatiolle.
Menettelyjä voidaan ajatella ajoneuvoina, jotka pysyvät rajojen sisällä. Näitä työkaluja käytetään vaatimaan ja sanelemaan toimia ja päätöksiä. Organisaatioilla on yleensä politiikat ja menettelyt, jotka koskevat kaikkia asioidensa näkökohtia. Tämä voi sisältää palkkaamista, asiakassuhteita ja kirjanpitoa. Yhdessä politiikat ja menettelyt hyödyttävät yrityksiä, koska ne tarjoavat keinon yhdenmukaisuuteen.
Ilman näitä työkaluja olisi vaikeaa, ellei mahdotonta, varmistaa, että kaikki suuressa organisaatiossa käsittelevät samoja tilanteita samalla tavalla. Tämä varmuuden puute voi aiheuttaa yritykselle monenlaisia ongelmia, kuten oikeudellisia kysymyksiä, asiakkaiden luottamuksen puutetta ja epäonnistumista. Vaikka näiden työkalujen tarjoama rakenne on yleensä hyödyllinen, on tilanteita, joissa politiikoilla ja menettelyillä voi olla kielteisiä vaikutuksia.
Koska näiden työkalujen on tarkoitus tarjota rakennetta, ne poistavat usein joustavuuden. Joskus voi syntyä erikoistilanteita, jotka on parasta hoitaa normaalikäytännön vastaisesti. Ei ehkä ole tarpeeksi aikaa käydä läpi riittävää prosessia saadakseen tarvittavan luvan poiketa politiikasta tai menettelystä, joka estää tilanteen optimaalisen käsittelyn. Sääntöjen noudattamisen vuoksi nämä asiat voidaan käsitellä huonosti.
Yrityksen politiikat ja menettelyt julkaistaan usein. Ne voivat sijaita yhdessä asiakirjassa tai ne voidaan jakaa useisiin asiakirjoihin, joita henkilöt, joita ne koskevat, käyttävät. Esimerkiksi työntekijää koskevat käytännöt ja menettelyt voidaan sijoittaa työntekijän käsikirjaan, kun taas kirjanpitokäytännöt voidaan luetella sijoittajan suhteiden käsikirjassa. Joka tapauksessa nämä tiedot ovat yleensä laajalti saatavilla henkilöstölle ja yleisölle.
Vaikka politiikat ja menettelytavat valitsevat jokainen yritys eivätkä ne ehkä ole lakeja sinänsä, niillä voi olla oikeudellisia vaikutuksia. Jos yritys rikkoo toimintaansa ohjaavia ehtoja, sitä voidaan haastaa sopimusrikkomuksesta. Tämä voi tapahtua, vaikka kanteen nostaneella osapuolella ei ole aiemmin ollut yhteyttä yritykseen. Hakija voi esimerkiksi haastaa yrityksen oikeuteen palkkauspolitiikkansa rikkomisesta.