Kirjanpitoalan ammattilaiset ovat kiinteä osa yrityksen talous- ja kirjanpito -osastoja. Kirjanpitoasiantuntijan roolissa oleva henkilö on vastuussa saamisten ja velkojen käsittelystä. Henkilö voi myös hallinnoida pääkirjanpitotiliä, syöttää laskuja maksujärjestelmään, lähettää maksuja asiakastileille ja käsitellä maksuja myyjille.
Vaikka kirjanpito- tai talousosaston prosessit voivat vaihdella, yksi tekijä, joka on yleensä johdonmukainen, on osaston tarve yksilöiden käsitellä, vastaanottaa ja hallita maksuja. Kirjanpidon ammattilaiset ovat yrityksen taloushallinnon ytimessä. Kun maksut tulevat tuotteista ja palveluista, kirjanpitoasiantuntija käyttää kyseiset maksut asianmukaiselle tilille. Pienissä yrityksissä ja yrityksissä roolissa oleva henkilö voi myös suorittaa pankkitalletuksia osana myyntisaamisia.
Samoin kuin myyntisaamiset, ostovelat on käsiteltävä ja sovellettava asianmukaisesti. Maksetut rahat vähennetään tyypillisesti yrityksen toiminta- tai rahoitustilistä. Kirjanpitoasiantuntija voi myös hakea ja täsmäyttää maksuja yrityksen pääkirjatilillä. On tärkeää, että vastaanotetut ja maksetut rahat kirjataan ja raportoidaan tarkasti. Yrityksen pääkirjatilin kassavirtoja käytetään päivittämään ja luomaan yhtiön tuloslaskelmat ja taseet.
Kirjanpitoasiantuntijan tulee olla taitava laskujen käsittelyssä. Maksut myyjille ja myyjiltä kirjataan käytetyn maksujärjestelmän ja yrityksen asettaman protokollan mukaisesti. Kirjanpitoasiantuntijan tehtävänä on soveltaa maksuja toimittajan tileille ja varmistaa tarkastettujen shekkien käsittely ja kirjaaminen. Toistuvasti maksettavat toimittajat vaativat usein ostotilauksen laatimista. Kirjanpitoasiantuntija voi perustaa ja hallita ostotilausten maksuja käynnissä oleville toimittajille ja muille palveluntarjoajille.
Päiväkirjamerkintöjä käytetään kirjanpitotapahtumien kirjaamiseen. Kirjanpitoasiantuntija on vastuussa päiväkirjamerkintöjen tekemisestä maksettavista ja saatavista saatavista kirjanpitotoimista. Yleinen liiketoimintakäytäntö on, että merkinnät sovitetaan yhteen jokaisen kuukauden lopussa ja tilikauden lopussa. Kirjanpidon asiantuntijan pääkirjaan tekemien merkintöjen on oltava täsmällisiä, jotta täsmäytys kuvastaa tarkasti yrityksen maksuhistoriaa ja tilitiloja.
Työskennelläkseen kirjanpitoasiantuntijana hakijalla tulee olla ylioppilastutkinto tai vastaava. Hänellä tulee myös olla kokemusta kirjanpidosta; tähän kokemukseen tulisi kuulua maksujen käsittely, saamiset, ostovelat ja maksujen täsmäytys. Tietokoneosaaminen on myös välttämätöntä, koska suuri osa kirjanpidon asiantuntijan suorittamasta työstä saavutetaan käyttämällä tietokonepohjaista kirjanpito -ohjelmistoa.