Kirjanpitäjä on vastuussa yrityksen tietueita ja tilejä koskevien tietojen järjestelystä, arkistoinnista ja hakemisesta. Hän varmistaa, että tiedot pidetään ajan tasalla ja että tarvittavat muutokset tai lisäykset tehdään ajoissa. Monet nykyaikaiset toimistot pitävät yksinomaan sähköisiä asiakirjoja, mikä edellyttää, että kirjanpitäjä hallitsee tekstinkäsittelyohjelmistot, laskentataulukkosovellukset ja tietojen syöttömenetelmät. Suurin osa kirjanpitäjän työpaikoista löytyy lääketieteellisistä toimistoista ja sairaaloista, valtion virastoista ja kaikenlaisista yrityksistä.
Organisaation tietueiden tarkka hallinta on olennaista organisaation menestyksen kannalta. Kirjanpitäjä yhdistää tiedot, fyysiset paperit ja kuitit yhtenäiseen arkistointijärjestelmään. Häntä voidaan joutua transkriptoimaan asiakirjat sähköisiin lomakkeisiin ja luomaan asianmukaiset tallennustiedostot, jotta tietoihin pääsee nopeasti käsiksi ja niitä voidaan tarvittaessa muuttaa. Kirjanpitäjät hoitavat usein useita muita hallinnollisia tehtäviä, kuten puhelimiin vastaamista, potilaiden tai asiakkaiden avustamista ja postin jakelua.
Kirjanpitäjät työskentelevät useissa eri työtehtävissä, mukaan lukien sairaalat, valtion ja läänin toimistot ja suuret yritykset. Potilaskertomukset ovat välttämättömiä potilastietojen, mukaan lukien lääketieteelliset kaaviot ja laskutustiedot, seuraamiseksi. Kokemuksen myötä heistä tulee lääketieteellisiä laskutus- ja koodausasiantuntijoita, jotka työskentelevät läheisessä yhteistyössä lääkäreiden kanssa diagnoosien koodaamiseksi ja maksujen perimiseksi vakuutusyhtiöiltä.
Valtion virastojen ammattilaiset pitävät kirjaa julkisista asiakirjoista ja tuomioistuimen asiakirjoista. Osavaltion ja läänin kirjanpitäjät voivat olla vastuussa syntymätodistusten, kuolintodistusten, avioliitto -lisenssien ja avioeroilmoitusten jättämisestä ja hakemisesta muiden tärkeiden oikeudellisten asiakirjojen ohella. Yksityisille yrityksille työskentelevät ylläpitävät usein asiakastilejä, seuraavat laskuja ja kuitteja sekä päivittävät työntekijöiden tiedostoja.
Jotta hänestä tulisi kirjastonhoitaja missä tahansa työympäristössä, hänen on tyypillisesti hankittava vähintään lukion tutkintotodistus tai GED. Monet työnantajat, etenkin valtion virastojen työntekijät, palkkaavat mieluummin virkailijoita, joilla on jonkin verran kokemusta liikkeenjohdosta tai kirjanpidosta. Uudet virkailijat saavat yleensä epävirallista työkoulutusta vakiintuneilta virkailijoilta tai muilta toimiston työntekijöiltä, jotka ymmärtävät työn vaatimukset. Ihmiset haluavat usein työskennellä asianajajina saadakseen kokemusta toimistosta ja valmistautuakseen edistyneempiin tehtäviin organisaatiossa.
Jotkut toimistot pitävät fyysisiä asiakirjoja paperisten asiakirjojen ja kuittien muodossa, vaikka monet organisaatiot ymmärtävät, mitä hyötyä kirjanpidosta on tietokoneilla. Ammattitaitoiset kirjanpitäjät tarvitsevat tiedon siirtämistä huolellisesti uusiin sähköisiin järjestelmiin. Uusien työntekijöiden on osoitettava vahvaa tietokoneosaamista ja kykyä kiinnittää tarkasti huomiota yksityiskohtiin.