Keräilyvalvoja johtaa ja ohjaa keräilijöiden, kirjanpitäjien, kirjanpitäjien ja asiakaspalvelun henkilöstön toimintaa ja valvoo samanaikaisesti keräys- ja asiakaspalvelutoimintaa. Hän varmistaa, että keräilijät noudattavat alan etiikkaa ja hallituksen ohjeita. Hän seuraa ja arvioi henkilöstön suorituksia, ja hän kouluttaa uusia työntekijöitä keräysmenettelyissä.
Keräysosaston henkilöstön valvonnan lisäksi keräilyvalvoja seuraa asiakkaiden palautetta tarkistamalla saapuvat kirjeet, sähköpostit ja puhelut sekä ulkopuolisten raportointitoimistojen kautta kerätyt analyyttiset tiedot. Hän tunnistaa virheet tai häiriöt perintämenettelyissä ja suosittelee ratkaisuja rikosten lisäämiseksi maksamattomilla tileillä samalla kun asiakastyytyväisyys ja säilyttäminen varmistetaan. Henkilökuntaa kannustetaan antamaan rakentavaa palautetta auttaakseen häntä parantamaan keräysprosesseja.
Keräysten seurannan ja henkilöstönsä ohjaamisen lisäksi keräyksen valvoja vastaa raporttien valmistelusta ylemmälle johdolle. Nämä raportit heijastavat asiakkaiden valituksia ja tyytyväisyystasoja sekä tarjoavat päivittäisen, viikoittaisen tai kuukausittaisen analyysin keräystiedoista sekä tavoitteista ja arvioiduista tuloista. Raportteja voidaan pyytää laskentataulukoina, kertomuksina tai näiden yhdistelmänä. Keräyksen valvojaa voidaan vaatia esittämään nämä raportit suullisesti sekä esittämään paperiversiot eri osastojen johtajille ja saamisten avainhenkilöille.
Kun tilillä on haasteita, joihin keräyshenkilöstö ei voi vastata riittävästi, perintävalvoja puhuu. Hän voi olla suoraan vuorovaikutuksessa ja neuvotella asiakkaan kanssa tai yksinkertaisesti tarkistaa tilitoiminnan ja päättää, onko se kelvollinen maksusuunnitelmaan vai voitaisiinko se jakaa paremmin luottotappioiden poistoon. Jos panoksella on epätavallisen suuri määrä rahaa tai jos asiakkaalla on todistetusti talouden elpymistä, perintävalvoja voi pyytää apua tai neuvoja ylemmältä johtajalta.
Erinomaiset suulliset ja kirjalliset viestintätaidot edellyttävät tehokasta keräyksenvalvojaa, koska selkeä vuorovaikutus henkilöstön, asiakkaiden ja johdon välillä on välttämätöntä toiminnan kannattavuuden ja menestyksen kannalta. Esimiehen on myös oltava taitava käsittelemään eri johtotasoja ja henkilöstöä konfliktien tunnistamiseksi ja ratkaisemiseksi. Yhteyttä ulkopuolisten virastojen kanssa voidaan myös vaatia erityisten ongelmien tai olosuhteiden tunnistamiseksi.
Hyvin kehittyneiden ihmisten taitojen lisäksi kokoelman valvojalla on oltava tieto tietokoneen perusohjelmistoista. Häneltä voidaan myös joutua oppimaan yrityksen tai toimialan erityisiä kirjanpito- tai perintäohjelmistoja.