Kokousohjaaja voi täyttää erilaisia rooleja kokouksen tyypistä riippuen. Hän voi esimerkiksi olla vastuussa pöytäkirjojen kirjaamisesta ja siitä, että puheet, keskustelut tai esitykset pidetään niille varattuina aikoina. Jotkut kokoukset voivat olla kiistanalaisia tai emotionaalisia aiheita, joten ohjaaja voi tässä tapauksessa toimia enemmän kokouksen moderaattorina. Toinen tapaamisen ohjaajan tyypillinen vastuu on pitää vuoropuhelu ajankohtaisena keskeyttämällä tai muuttamalla suuntaa, kun keskustelu poistuu radalta. Yleensä hän auttaa ja ohjaa prosessia yrittämättä vaikuttaa tulokseen.
Organisaatiot suunnittelevat kokouksia eri syistä. Ne ovat vakiomenettely monentyyppisille yrityksille, kun taas toiset voivat pitää kokouksia harvemmin. Kokoontumiset voivat vaihdella viikoittaisista henkilöstökokouksista useiden päivien kestäviin yritysten retriitteihin. Kokoukset voivat tapahtua toimistossa, muualla kuin paikassa ja jopa verkossa. Kokousavustaja voi olla työntekijä, kuten hallintohenkilöstö, tai hän voi olla ulkopuolinen konsultti, joka on palkattu erityisesti kokousten järjestämiseen ja johtamiseen.
Ennen kokousta kokousohjaaja yleensä valmistautuu tunnistamalla ja tutkimalla kaikki asiaan liittyvät asiat. Hän saattaa laatia esityslistan ja kommunikoida kokouksen osallistujien kanssa, kertoa heille yksityiskohdista ja antaa etukäteen tietoja, kuten keskustelunaiheita. Usein ohjaajat huolehtivat logistisista yksityiskohdista, kuten kokouspaikan asettamisesta tarvittavilla tarvikkeilla, kuten huonekaluilla, tarvikkeilla ja virvokkeilla.
Usein moderaattoriksi kutsutulla kokousohjaajalla voi olla luettelo asioista tai keskustelukysymyksistä. Yleensä hän aloittaa vuoropuhelun ja saattaa pitää aikaa siirtämällä aiheen eteenpäin keskustelua tarvittaessa. Usein hänellä ei ole osuutta tuloksessa, mutta hän toimii puolueettomana organisaation edustajana. Hän saattaa osallistua kannustamalla keskustelua ja auttamalla tiettyjä henkilöitä osallistumaan. Henkilökohtaisten muistiinpanojen tekemisen lisäksi hän saattaa käyttää myös suurta taulua tai muita visuaalisia apuvälineitä keskustelun täydentämiseksi ja ideoiden laajentamiseksi.
Kokousohjaaja toimii usein myös kokousten tallentajana. Hän voi osallistua vuoropuheluun tai ei, mutta hänen päätehtävänsä on pöytäkirjojen kirjaaminen. Tämä tehdään yleensä kirjoittamalla tai kirjoittamalla ne käsin tai käyttämällä tallennuslaitetta. Myöhemmin tallennin saattaa kirjoittaa muistiinpanot ja jakaa kokousten pöytäkirjoja tai raportteja.
Yksi hyvän kokouksenohjaajan ominaisuus on kyky olla puolueeton. Muita hyödyllisiä taitoja ovat huomion osoittaminen yksityiskohtiin ja osallistujien auttaminen pitämään kiinni annetuista ajoista samalla kun he edistyvät asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa. Yleensä tehokkaiden kokousten johtaminen sisältää myös kokouksenohjaajan halun seurata osallistujia ja auttaa heitä toimimaan tavoitteidensa mukaisesti.