Kokouskoordinaattori yleensä helpottaa kokouksia ja ylläpitää yrityksen aikataulua. Kokous- tai konferenssikoordinaattorin tehtävässä on monia mahdollisia osia, mutta useimmat niistä liittyvät yrityksen jäsenten tai muiden osapuolten välisten kokousten helpottamiseen. Yleensä kokouskoordinaattori on korkean tason suunnittelija, joka on erikoistunut kaikenlaisten kokousten logistiikkaan säännöllisesti suunnitelluista sisäisistä kokouksista suuriin kokouksiin.
Yksi kokouskoordinaattorin yleinen vastuualue voi sisältää kokousten tai konferenssien kirjanpitotehtävät. Nämä ammattilaiset saattavat arvioida kokouksen, konferenssin tai tapahtuman kustannuksia tarjoamalla rivikohtaiset kustannukset yrityksen kokonaisbudjettiin. Kustannusten arviointi ja ostaminen on osa tapaamiskoordinaattoreita tapahtumien helpottamiseksi.
Toinen tapaaminen kokousten koordinoinnissa on osallistumisroolien säilyttäminen. Kokouskoordinaattorit voivat varata tilaa kokouksiin tai tehdä peruutuksia pitämällä ajan tasalla olevan luettelon siitä, ketkä osallistuvat tiettyyn yritystapahtumaan. Nämä ammattilaiset voivat myös hoitaa erilaisia varausristiriitoja tai ajoitusongelmia.
Monet kokous- tai konferenssikoordinaattorit tekevät tiivistä yhteistyötä yritysten johtajien kanssa. He voivat käsitellä tapahtumia, jotka tapahtuvat osaston sisällä, tapahtumia, jotka tapahtuvat osastojen välillä, tai tapahtumia, joissa yritysjohtajat verkostoituvat ulkopuolisten kanssa. Kaikissa näissä tapauksissa kokouskoordinaattorit toimivat hallinnollisissa tehtävissä varmistaakseen, että kokoukset ja muut tapahtumat sujuvat sujuvasti.
Varsinaisten kokousten, konferenssien ja tapahtumien suunnittelun lisäksi kokousten koordinaattorit voivat ajoittaa tapahtumaa edeltäviä tai tapahtuman jälkeisiä kokouksia saadakseen enemmän tietoa tarvittavista asioista. Tähän voi kuulua kokeneiden työntekijöiden kerääminen, jotka voivat antaa palautetta tapahtumasta ennen tapahtumaa, sekä tapahtuman jälkeisten kokousten pitäminen osastonjohtajille tai johtajille, jotka kertovat kokouksessa tai tapahtumassa tapahtuneesta.
Kokous- tai konferenssikoordinaattorit voivat myös työskennellä yhdessä laitoksen ylläpitohenkilöstön kanssa varmistaakseen, että tapahtumapaikat ovat esiteltävässä kunnossa. Terveys- ja turvallisuuskysymyksiä voidaan myös arvioida ennen tapahtumaa. Kokouskoordinaattori voi myös tarkastella erilaisia vakuutuksia, joita saatetaan tarvita suureen yritystapahtumaan tai jopa sisäiseen kokoukseen. Kaikki tämä on vain osa sitä, mitä korkean tason kokoussuunnittelijat voivat tarvita logistiikan ja suunnittelun yleisen otsikon alla.