Kokouspöytäkirjat ovat tili virallisesta kokouksesta, yleensä yrityksen tai julkisyhteisön hallituksesta. Monet vapaaehtoisryhmät pitävät kuitenkin myös pöytäkirjoja kokouksista, jotta he voivat tehdä historiallisen selvityksen kaikista hyväksytyistä tietueista, päätöksistä ja laskuista. Yleensä yksi henkilö laatii pöytäkirjan ja hyväksyy sen seuraavassa hallituksen kokouksessa, kun kaikilla hallituksen jäsenillä on ollut mahdollisuus tarkistaa ja tehdä korjauksia.
Useimmiten kokousten pöytäkirjat ovat hyvin tekninen ja tosiasiallinen kertomus kokouksen tapahtumista. Pöytäkirjat hyväksytään yleensä hyvin vähäisellä keskustelulla tai ei ollenkaan. Joissakin tapauksissa, kuten jos kyseessä on erittäin kiistanalainen ongelma tai virhe, voidaan kuitenkin käydä paljon keskustelua. Yleensä suurin osa jäsenistä on samaa mieltä siitä, mitä pöytäkirjassa pitäisi sanoa. Niistä tulee virallinen osa ennätystä, ennen kuin hallitus on ne hyväksynyt.
Kokouspöytäkirjojen muoto voi vaihdella organisaatiosta toiseen, mutta ne ovat yleensä hyvin suoraviivaisia. Se alkaa luetteloimalla elimen kokous, ilmoittaa kokouksen päivämäärän ja kellonajan, läsnä olevat jäsenet ja tarjoaa lyhyen katsauksen kustakin esityslistan kohdasta sekä pöytäkirjan äänestyksestä, jos sellainen on annettu. Se myös merkitsee keskeytysajan ja luettelee yleensä seuraavan kokouksen päivämäärän ja kellonajan.
Kokouksen pöytäkirjan laatii sihteeriksi nimetty henkilö. Tilanteesta riippuen tämä voi olla hallituksen jäsen tai ei. Jos ei ole hallituksen jäsen, sihteerin koko tehtävä on muistiinpanojen tekeminen. Jos se on hallituksen jäsen, työ on hieman vaikeampaa, koska heidän voidaan odottaa osallistuvan keskusteluun ja äänestyksiin muistiinpanojen tekemisen lisäksi. Yleensä valtiollisen elimen tai yrityksen sihteeri ei ole hallituksen jäsen. Vapaaehtoisjärjestöissä sihteeri on yleensä hallituksessa ja harkitsee hallituksen virkamiestä.
Pöytäkirjat voivat poiketa muista kokouksen tileistä, kuten sanomalehdestä, koska pöytäkirjat ovat luonteeltaan hyvin kronologisia. Jokainen pöytäkirjan kohde raportoidaan tapahtumajärjestyksessä. Jos kokous käsitellään sanomalehdessä, toimittaja alkaa yleensä kirjoittaa aiheesta, jota pidetään kaikkein uutisarvoisimpana. Muita kysymyksiä voidaan käsitellä tai jättää käsittelemättä niiden suhteellisesta merkityksestä riippuen. On huomattava, että jokainen tilityyppi, kokouspöytäkirja ja sanomalehden artikkeli, on oikea tyyliinsä.