Kokoussuunnittelija käsittelee kaikki yksityiskohdat ennen liiketapaamisia tai kokouksia ja niiden aikana. Kokoussuunnittelijat päättävät tapaamispaikoista ja tekevät kaikki varaukset. He eivät varaa vain kokoustilaa, vaan järjestävät puhujille ja pitopalveluille. Suunnittelijoiden on varmistettava, että kaikki tarvittavat audiovisuaaliset ja tietokonelaitteet ovat kokouksen paikalla ajoissa ja toimivat oikein. Kokouksen suunnittelija osallistuu kokoukseen tervehtimään osallistujia ja käsittelemään mahdollisia ongelmia sekä jakamaan ja keräämään osallistujan kommenttikortteja.
Kokouksen tulosten seuranta on tärkeä osa kokoussuunnittelijaa, ja monet suunnittelijat jakavat osallistujille kommenttikortteja. Hyvät suunnittelijat pyrkivät aina parantamaan taitojaan. Kokouksen osallistujien kommentit voivat auttaa suunnittelijaa löytämään ongelmia, joita hän ei ole huomannut, jotta toivottavasti samat virheet eivät toistu tulevissa kokouksissa.
Suunnittelijan on pidettävä mielessä kokouksen tarkoitus, kun hän tekee kaikki tapahtuman järjestelyt. Jos esimerkiksi yhtiökokous pidettiin pääasiallisena tarkoituksena esitellä uusi yritystuote ylemmille johtajille, suunnittelija yrittäisi löytää puhujia, jotka tunsivat aiheesta eniten. Tuotteesta riippuen hän voi myös järjestää, että avustaja jakelee tuotteet sopivana ajankohtana kokouksen aikana. Tapahtumassa kokoussuunnittelija voi esitellä puhujia alustalla tai lavalla.
Kokoussuunnittelijoiden on järjestettävä kaikki tapahtumajärjestelyt heille varatun budjetin puitteissa. Peruutusten tai muiden maksujen välttämiseksi kokoussuunnittelijan on oltava taitava antamaan riittävästi aikaa varata tilaa ja palveluja. Hänen on myös ymmärrettävä sopimukset ja kuinka valita paras ehdotus useiden eri yritysten esittämistä ehdotuksista. Kokoussuunnittelijoilta edellytetään yleensä vähintään kandidaatin tutkintoa.
Osallistujien rekisteröinti hoidetaan huolellisesti kokoussuunnittelijan toimesta. Kokoussuunnittelijoiden on ilmoitettava osallistujille kokousten aikatauluista sekä järjestettävä majoitus ja kuljetus kokouksiin osallistuville työntekijöille kaupungin ulkopuolella. Suunnittelijoiden on myös varmistettava, että tiedot, kuten messuesitteet, tulostetaan oikein ja toimitetaan ajoissa.
Matkustaminen on suuri osa monien kokoussuunnittelijoiden uraa. Suurin osa suunnittelijoista pysyy mukavissa hotelleissa, koska yritysseminaareja pidetään yleensä viehättävässä ympäristössä. Suunnittelijoiden on kuitenkin seurattava kokoonpanon yksityiskohtia ja suunniteltuja tapahtumia kokouksen aikana, ja työn aloittaminen aikaisin aamulla on yleensä tarpeen. Kokoussuunnittelijan on aina muistettava pienimmätkin asiat, kuten varmistettava, että nimitunnisteet ovat saapuneet ajoissa ja ovat tarkkoja.