Kokoussuunnittelija on henkilö, joka on erikoistunut kokousten suunnitteluun ja järjestämiseen aina lääkärien tapaamisista sarjakuvakokouksiin. Konferenssisuunnittelijat voivat työskennellä suosittujen kongressisivustojen parissa ja tarjota apua ihmisille, jotka varaavat kyseiset sivustot konventtien järjestämistä varten. He voivat työskennellä myös yksityisissä yrityksissä, ja jotkut kokousten suunnittelijat ovat erikoistuneet tietyntyyppisiin kokouksiin, ja heistä tulee ihmisille, jotka haluavat, että kokoukset sujuvat sujuvasti ja houkuttelevat osallistujia.
Konventin järjestäminen vaatii paljon työtä. Sen lisäksi, että kongressin suunnittelija huolehtii tapahtumapaikan järjestämisestä, se huolehtii myös vastuuvakuutuksen saamisesta, vuosikongressin työvoimasta ja kaikista erityisistä esineistä ja tuesta, joita konventin osallistujat tarvitsevat. Kokoussuunnittelijat voivat myös varata sviittejä huoneisiin paikallisista hotelleista, koordinoida kuljetuksia suurille lentokentille ja sieltä sekä järjestää majoituksen vieraileville puhujille ja kongressin kunniamaininnoille. Suunnittelupalveluihin kuuluu myös aterioiden järjestäminen, lupien hankkiminen, jos ne ovat tarpeen kongressin kannalta, turvallisuuden järjestäminen ja erityispalvelujen, kuten kongressin osallistujien päivähoidon, hoitaminen.
Vuosikongressin fyysisten muttereiden ja pulttien käsittelyn lisäksi konventtisuunnittelija käsittelee myös konventtia varten painettua materiaalia merkeistä ihmisten ohjaamiseen laitoksen ympärillä konventtiohjelmiin, jotka jaetaan konventtiin osallistuville. Kokoussuunnittelija järjestää ja julkaisee aikataulun, varaa puhujat ja paneelivieraat ja ottaa varauksia ihmisiltä, jotka aikovat osallistua konventtiin. Varausjärjestelmät, mukaan lukien maksujen seurantajärjestelmät ja nimitunnisteiden luontijärjestelmät. Kokoussuunnittelija kokoaa myös juhlapusseja ja muuta materiaalia kokoukseen osallistuville ihmisille.
Tapahtumien järjestäminen sisältää yleensä myös markkinointia ja muuta viestintää, johon kuuluu postitusviestejä, verkkosivustoja, sähköpostilistoja ja ilmoitustaulujen järjestäminen osallistujille, jotka haluavat verkostoitua ennen konventtia. Kokoussuunnittelija koordinoi myös kongressiin lähetettävien esineiden vastaanottamista, kuten myyntikerroksen kopit ja kioskit, kokouksessa puhuneiden kirjoittajien kirjat ja niin edelleen. Kokoustilan järjestäminen on myös kriittinen osa työtä, ja kongressisuunnittelijat osoittavat näyttötilaa, määrittävät paneelien ja tapahtumien minne menevät, ja varmistetaan, että osallistujat suuntaavat minne heidän on mentävä.
Konventtisuunnittelijaa avustaa yleensä henkilöstö, jolle voidaan delegoida erilaisia tehtäviä, ja henkilökunta on läsnä kokouksen aikana koko ajan käsittelemään ongelmia. Tämäntyyppinen työ vaatii erinomaisia organisointitaitoja ja ihmisten taitoja sekä kykyä hoitaa monia eri tehtäviä kerralla. Konventtisuunnittelija voi milloin tahansa käsitellä puhujaa, joka on hämmentynyt hotellimajoituksista, paikallispoliisia, joka on huolissaan pysäköintiongelmista, myyjiä, jotka haluavat vaihtaa paikkaa kongressin kerroksessa, ja monenlaisia muita ongelmia.