Kotivastaanottovirkailija on henkilö, joka vastaa puhelimeen ja suorittaa muita liiketoimintaan liittyviä toimintoja yhdelle tai useammalle yritykselle oman asuntonsa mukavuudesta. Näitä kutsutaan myös virtuaalivastaanottovirkailijoiksi, nämä kotihallinnon avustajat sopivat parhaiten yrityksille, jotka eivät tarvitse yksityisiä toimistoja päivittäisten toimintojensa suorittamiseen, kuten esimerkiksi jotkut myyjät, henkilökohtaiset kouluttajat, kiinteistönvälittäjät tai yksityiset tutkijat. Kotivastaanottovirkailijan käyttäminen on taloudellinen tapa, jolla yrityksellä näyttää olevan erillinen toimisto ja se näyttää siten vakiintuneemmalta tai suuremmalta kuin se todellisuudessa on. Lisäksi viestin jättäminen miellyttävälle ja avuliaalle elävälle henkilölle – toisin kuin valituksen tai pyynnön tallentaminen vastaajaan – voi auttaa lisäämään tai säilyttämään asiakastyytyväisyyden. Kotivastaanottovirkailija ei siis vain vastaa puheluihin yrityksen nimissä, vaan tarjoaa myös ystävällistä asiakasvuorovaikutusta ja suorittaa joitakin liiketoimintaan liittyviä toimintoja.
Yleensä vastaanottovirkailijoiden tehtävänä on tarjota yleisölle ensivaikutelma yrityksestä, ja heidän ammattimainen käytöksensä voi siksi olla erittäin tärkeää. Yrityksen kotivastaanottovirkailijan käyttö-toisin kuin meluisampi puhelinvastaaja-on tarkoitettu antamaan asiakkaille kolme erilaista vaikutelmaa. Ensinnäkin he ovat saavuttaneet rauhallisen, kykenevän ja vakiintuneen toimiston. Toiseksi se henkilö, jota he etsivät, on valitettavasti kiireinen tällä hetkellä. Lopuksi vastaanottovirkailija korostaa asiakkaiden puhelujen tärkeyttä ottamalla tarvittaessa yksityiskohtaisia viestejä ja lupaamalla nopeasti palautetun puhelun.
Sähköpostin, älypuhelimen tai online-kalenterin avulla kotivastaanottovirkailija voi myös pystyä ajoittamaan, perumaan tai siirtämään tapaamisia asiakkaille ilmoittamalla siitä välittömästi yrityksen omistajalle. Tämä ei ainoastaan lisää vaikutelmaa, että itse asiassa on olemassa fyysinen toimisto, mutta jotain on todella saavutettu yksinkertaisen viestienvaihdon lisäksi. Vastaanottovirkailijalta ostettujen palvelujen laajuudesta riippuen kirjeenvaihto tai laskut voidaan myös kirjoittaa, tulostaa ja postittaa. Kotivastaanottovirkailija voi myös rakentaa arvokkaita liikesuhteita pitkäaikaisten asiakkaiden kanssa muistamalla mieltymyksensä tai tilaustensa tiedot.
Ura -alalla vastaanottovirkailijoiden mahdollisuudet Yhdysvalloissa kasvavat edelleen tulevina vuosina. Virtuaalisten positioiden kasvu osana tätä kenttää ei ole varmaa, vaikka teknologian käytön lisääntyminen ja keskittyminen kustannussäästöihin tarkoittavat todennäköisesti myös kotiasemien kasvua. Tällä hetkellä tilastoja kotikäytön ja toimiston vastaanottovirkailijoiden käyttöasteesta ei ole saatavilla.