Koulun kirjanpitäjä on henkilö, joka hallinnoi yliopiston, lukion, peruskoulun tai muun oppilaitoksen taloutta. Hän vastaa budjettien tasapainottamisesta, varojen ja tarvikkeiden hankkimisesta, laskujen maksamisesta ja yksityiskohtaisten taloudellisten tietojen kirjaamisesta. Koulun kirjanpitäjät ja heidän avustajansa hallinnoivat myös työntekijöiden palkka- ja etuja ja vastaavat kysymyksiin ja huolenaiheisiin. Jotkut menestyvät kirjanpitäjät voivat löytää töitä suuremmista oppilaitoksista tai keskustoimistosta koko koulupiirille.
Jotta taloudellinen asema pysyisi vakaana ja ohjelmat ja yksiköt saisivat tarvitsemansa rahoituksen, koulukirjanpitäjän on pidettävä erittäin huolellisia ja kattavia rahapoliittisia tietoja. Hänen on kirjattava kaikki tapahtumat, järjestettävä kuitit ja ostotilaukset ja varmistettava, että laskut maksetaan ajoissa. Tilintarkastaja tekee yleensä määräaikaisia kuukausi- ja vuositarkastuksia varmistaakseen, että kirjanpito on täysin paikkansapitävä. Hän tarkastaa perusteellisesti tarkastukset määrittääkseen useita tärkeitä yksityiskohtia, kuten alueita, joilla rahaa voidaan säästää, ja osastoja, jotka tarvitsevat lisävaroja.
Koulujärjestelmän kirjanpitäjät varmistavat, että sekä palkatut että tuntityöntekijät saavat asianmukaisen korvauksen ja etuja. Opettajat, talonmiehet ja hallinnolliset työntekijät ovat riippuvaisia pätevistä kirjanpitäjistä valmistellessaan sekkejään ja pitäneet kirjaa lomasta ja etuuksista. Lisäksi monet kirjanpitäjät työskentelevät suoraan uusien työntekijöiden kanssa selittääkseen palkkausmenettelyt. Kun työntekijän sekissä tai taloustietueessa havaitaan ristiriita tai virhe, koulun kirjanpitäjä yrittää ratkaista ongelman tai tuoda huolen tarvittaessa koulun virkamiesten tietoon.
Useimmat koulukirjanpitäjät käyttävät erikoistuneita tietokoneohjelmia, tekstinkäsittelyohjelmistoja, tietokantoja ja laskentataulukoita auttaakseen heitä hallitsemaan taloudellisia tietoja. Ammattilaisen on oltava mukava työskennellä tietokoneiden kanssa, oppia uusia ohjelmistoja ja hallita kyky syöttää tietoja nopeasti ja tarkasti. Yksityishenkilöiden on usein kirjoitettava ja tulostettava laskut, ostotilaukset, kuitit ja talousraportit.
Yksilön, joka on kiinnostunut koulun kirjanpitäjäksi, on yleensä hankittava vähintään kandidaatin tutkinto rahoituksesta, kirjanpidosta tai liiketaloudesta. Jotkut koulun kirjanpitäjät, erityisesti yliopistotyöntekijät ja ne, jotka valvovat koko aluetta, omistavat usein alan maisterin tutkinnon. Uudet kirjanpitäjät kouluttavat yleensä vakiintuneita kirjanpitäjiä ja järjestelmänvalvojia oppiakseen tietyn työn yksityiskohdat. Sijainnista ja työnantajasta riippuen koulun kirjanpitäjää voidaan vaatia hankkimaan lupa ennen itsenäistä työskentelyä, mikä yleensä edellyttää yksilön valtion tai maan hallinnoiman kirjallisen kokeen läpäisemistä.