Koulun vastaanottovirkailijat ovat ammattilaisia, jotka tukevat ylläpitäjiä koulutusympäristössä suorittamalla monenlaisia toimistotehtäviä ja tarjoamalla asiakaspalvelua. Näiden henkilöiden on oltava lähteviä ja heillä on oltava vahvat kirjalliset ja suulliset viestintätaidot sen lisäksi, että heillä on lukion tutkintotodistukset tai vastaavat todistukset. Kouluvastaanottovirkailijana työskentelevällä henkilöllä on velvollisuus vastata yleisön tarpeisiin sekä hallinnoida organisaationsa kirjallisia asiakirjoja. Hän on myös vastuussa toimistoteknologioiden asianmukaisesta käytöstä ja pysyy ajan tasalla koulujen yritysten käytännöistä.
Koulun vastaanottovirkailijan päätehtävänä on vastata yleisön tarpeisiin. Hän esimerkiksi antaa tietoja vanhemmille tai oppilaille, jotka vierailevat koulun toimistossa, ja ohjaa heidät tarvittaessa asianmukaiseen henkilöstöön tai paikkoihin. Tämäntyyppinen henkilö vastaa myös puheluihin ja siirtää soittajat tarvittaessa muille työntekijöille tai virkamiehille. Tämän seurauksena hänellä on oltava vahvat asiakaspalvelutaidot ja hänen on käytettävä säännöllistä puhelinetikettiä säännöllisesti. Joskus hänen on ehkä järjestettävä kotitehtävien lähettäminen kotiin poissa oleville opiskelijoille tai seurattava myös opiskelijoiden ja vanhempien poissaolopuheluita.
Laitoksen paperityön seuraaminen on toinen tärkeä tehtävä tällä alalla tehtävässä. Henkilö, joka on kiinnostunut koulun vastaanottovirkailijaksi ryhtymisestä, on järjestettävä tietojen hankkimiseksi, koulun kirjanpidon ylläpitämiseksi ja postin toimittamiseksi toimistotyöntekijöille nopeasti ja tarkasti. Hän voi myös olla vastuussa opettajien opintosuunnitelmien laatimisesta ja kirjanpidosta tiedekunnan jäsenten poissaoloista muiden asiakirjojen lisäksi.
Joku, joka työskentelee tällä ura -alueella, joutuu lisäksi käyttämään toimistotekniikkaa. Hänen pitäisi osata käyttää toimistolaitteita, kuten faksikoneita tai kopiokoneita, sekä käyttää läsnäolo -ohjelmistoa ja tietokoneen tekstinkäsittelyohjelmistoa koulunjohtajien kirjeenvaihdon ja raporttien laatimiseen. Tästä syystä koulun vastaanottovirkailijalla on oltava vankka konekirjoitustaito.
Pysyminen ajan tasalla koulupiirin politiikoista on välttämätöntä, kun työskentelet tällä alalla. Tämän ammattilaisen ammattilaisen on oltava ajan tasalla laitoksensa terveys- ja turvallisuusmääräyksistä varmistaakseen, että hän työskentelee turvallisesti ja ylläpitää muiden opiskelijoiden ja vieraiden turvallisuutta. Kouluvastaanottovirkailijana työskentelevälle henkilölle on lisäksi välttämätöntä pitää tietonsa liiketoimintateknologioista sekä tehtävien suorittamistekniikoista, kuten arkistoinnista, mahdollisimman ajan tasalla. Hänen on kyettävä kouluttamaan uusia työntekijöitä myös uusista protokollista ja menettelyistä.