Kuten termi viittaa, laadunvarmistustoimittaja on henkilö, joka varmistaa, että tietty tuote täyttää alan asettamat standardit, ennen kuin se vastaanotetaan, lähetetään, myydään tai hyväksytään. He tarkistavat fyysisesti tuotteet ja suorittavat teollisuudelle ominaisia testejä selvittääkseen, täyttävätkö ne hyväksytyt laatustandardit. Nämä laatuohjeet on asetettu jokaiselle tuotteelle ja teollisuudelle, joten jos niitä ei noudateta, tuote lähetetään takaisin valmistajalle tai jopa palautetaan, jos sen todetaan olevan vaaraksi yleisölle.
Yleensä tuote testataan vaatimustenmukaisuuden saavuttamiseksi tai sen ylittämiseksi. Siksi ei pitäisi olettaa, että vain siksi, että tuote läpäisee laadunvarmistustarkastukset, se on korkealaatuinen tuote. Sanan laatu merkitys, sellaisena kuin sitä käytetään jokapäiväisessä keskustelussa, on erilainen kuin sen käyttö valmistusteollisuudessa. Laatu päivittäisessä käytössä merkitsee erinomaisuutta tai paremmuutta, kun taas valmistuksessa se tarkoittaa hyväksyttävää vähimmäisvaatimusten mukaisesti, jotka laadunvarmistustoimittaja on asettanut ja hyväksynyt.
Tuotteet voidaan tarkastaa ja testata jo ennen niiden valmistumista tai valmistamista. Tapa, jolla he tekevät tämän, on valvoa valmistus- tai tuotantoprosesseja ja tarkistaa lopputuotteeseen tulevien raaka -aineiden ja pienempien komponenttien laatu. Tämä on erityisen tarpeellista massatuotantotilanteissa, koska jokaisen kokoonpanolinjan kohteen tarkistaminen ei ehkä ole mahdollista. Yksinkertaisempi tarkastus on helpompaa ja aikaa tehokkaampaa, mikä auttaa varmistamaan vaadittujen laatustandardien noudattamisen.
Laadunvarmistustoimittaja saa koulutusta tuotannon eri prosessien ja sen monien näkökohtien järjestelmällisestä seurannasta ja arvioinnista. Tätä kenttää kutsutaan laadunvarmistukseksi. Se on välttämätön osa kaikkia teollisuudenaloja. Laadunvalvontatoimittaja voi kuitenkin myös valvoa palvelujen laatua tuotteiden sijaan. On tavallista, että konsultointiin, pankkitoimintaan, vähittäiskauppaan ja tietokoneohjelmistojen kehittämiseen osallistuvat yritykset ovat vain muutamia mainitakseen säännöllisesti laadunvarmistuksen seurannasta. Tapa, jolla tämä tehdään, on tarkkailla prosesseja, tehdä haastatteluja ja tarkkailla käyttäytymismalleja, jotka joko edistävät tai heikentävät halutun laadun saavutuksia. Jopa palvelut, jotka eivät yleensä kuulu liiketoiminnan piiriin, voidaan valvoa laadunvarmistuksen kannalta. Erinomainen esimerkki ovat julkisen sektorin koulutuspalvelut.
Laadunvarmistustoimittajan koulutus ja pätevyys vaihtelevat suuresti riippuen tuotteesta tai palvelusta, jota he valvovat, tarkastavat tai testaavat. Valmistavan teollisuuden tuotteiden kanssa työskentelevän henkilön laadunvarmistustoimittajan työnkuva on täysin erilainen kuin sellaisen, joka tarkkailee ja valvoo palveluja, kuten suunnittelutyötä tai käännöspalveluja. Yleensä vaaditaan korkeampaa koulutusta, jos palvelujen arviointiin osallistuu laadunvarmistustoimittaja.