Lääketieteellinen aikatauluttaja luo aikataulun lääketieteelliselle käytännölle tai klinikalle tasapainottamalla potilaiden tarpeet hoitopalvelujen tarjoajien kanssa, jotta he voivat sovittaa potilaat ja säätää aikataulua tarpeen mukaan hätätilanteiden ja muiden tapahtumien mukaan. Lääketieteelliset aikatauluttajat työskentelevät etuosastolla vuorovaikutuksessa potilaiden kanssa henkilökohtaisesti ja hoitavat myös toimiston puhelin- ja sähköpostiviestintää. Tällä työllä ei ole erityisvaatimuksia, mutta hyvät ihmiset ja tietotaito ovat yleensä etusijalla.
Kun potilas ottaa yhteyttä terveyskeskukseen tapaamista varten, lääkärin aikataulu kerää joitain perustietoja ongelman kiireellisyyden määrittämiseksi ja arvioi tapaamiseen tarvittavan ajan. Ajastin ottaa myös huomioon kaikki tarvittavat toimenpiteet ja laitteet, kuten röntgenpaketin tai verikokoelman. Näiden tietojen perusteella ajoitus voi tarjota potilaalle sopivia tapaamisaikoja ja tehdä tapaamisen.
Lääketieteelliset aikatauluttajat voivat lähettää muistutuspuheluita, sähköpostiviestejä tai kortteja varmistaakseen, että potilaat tietävät milloin tulla sisään. He hoitavat peruutukset ja ajoittavat tarvittaessa uudelleen. Jos potilas peruu ilmoituksensa lyhyellä varoitusajalla, lääketieteellinen aikatauluttaja voi myös merkitä muistiin, että potilasta tulee laskuttaa tapaamisesta, jos tämä on osa käytännön käytäntöä. Jos aikataulut alkavat myöhästyä pitkien tapaamisten tai teknisten ongelmien vuoksi, lääketieteellisen aikatauluttajan tehtävä on saada heidät takaisin raiteilleen, siirtää tapaamisia ja tarvittaessa ryhtyä muihin toimiin.
Joissakin käytännöissä lääketieteellinen ajoitus avaa myös paperityötä ja lomakkeita valmistautuakseen tapaamisiin ja voi myös jakaa tarvikkeita. Toisissa tämä on sairaanhoitajien ja muiden teknikoiden vastuulla, jotka valmistavat klinikan päivälle. Aikataulu vastaa myös siitä, että riittävä henkilöstö on käytettävissä, ja koordinoi henkilökunnan jäseniä saadakseen heidät tietoisiksi päivittäisestä aikataulusta. Jos potilas tarvitsee esimerkiksi verinäytteen, lääketieteellinen aikatauluttaja varmistaa, että teknikoilla on tämä aikataulussaan, jotta he ovat valmiita potilaan saapuessa.
Lääketieteen aikatauluttajana työskentely ei edellytä erityiskoulutusta, vaikka lyhyt kurssi lääketieteellisestä terminologiasta ja liiketoimintakäytännöistä voi olla hyödyllistä. Aiempi kokemus vastaanotosta ja julkisesta palvelusta on usein hyödyllistä hakijoille, ja kaksikielisyyden kaltaiset taidot voivat olla hyödyllisiä sovelluksessa. Lääketieteellinen aikatauluttaja käsittelee luottamuksellisia tietoja, ja hänen on ehkä läpäistävä taustatarkistus tai suostuttava allekirjoittamaan paperityöt, jotka osoittavat toimiston tietosuojakäytäntöjen hyväksymisen ja ymmärtämisen.