Lääketieteellisen toimiston ylläpitäjä, jota joskus kutsutaan myös lääketieteelliseksi sihteeriksi tai toimistoapulaiseksi, on ensisijaisesti vastuussa puheluihin vastaamisesta, tapaamisten ajoittamisesta ja potilastiedostojen hallinnasta terveyskeskuksessa tai muussa lääkäriasemassa. Nämä ammattilaiset työskentelevät usein suoraan lääkäreiden ja sairaanhoitajien palveluksessa, mutta he voivat työskennellä myös sairaaloissa, kiireellisissä hoitokeskuksissa ja avustetuissa asuinalueissa. Työ on yleensä samanlaista asetuksesta riippumatta, ja se keskittyy yleensä sihteeristöön ja paperityön perustehtäviin.
Potilaan suora vuorovaikutus
Useimmissa lääketieteellisissä toimistoissa järjestelmänvalvoja on ensimmäinen henkilö, jonka potilaat näkevät tullessaan. Hän yleensä istuu työpöydän lähellä sisäänkäyntiä ja on yleensä vastuussa ihmisten tarkistamisesta, kysymyksiin vastaamisesta ja siitä, että potilaat tuntevat olonsa helppous. Toimistosta riippuen tämä henkilö voi myös olla vastuussa odotushuoneen hallinnasta, mukaan lukien sen siisteyden pitäminen ja sen varmistaminen, että käytettävissä on häiriötekijöitä, kuten lukemismateriaaleja, leluja tai sopivia televisio -ohjelmia.
Useimmissa paikoissa myös potilaiden täytettävä paperityö on osa työtä. Järjestelmänvalvojat keräävät ja tallentavat tyypillisesti vakuutustietoja ja sairaushistorilomakkeita ja -ilmoituksia ja pyytävät yleensä myös erääntyviä osamaksuja tai palveluaikalaskuja.
Puheluihin vastaaminen ja kalenterien hallinta
Puhelimien hallinta on toinen todella tärkeä osa tämän ammattilaisen työtä. Ihmiset, jotka soittavat lääketieteellisiin toimistoihin, keskustelevat yleensä järjestelmänvalvojan kanssa, ainakin aluksi, erityisesti asioista, kuten reittiohjeiden saamisesta toimistoon tai tapaamisen järjestämisestä. Hätätilanteessa työpöytätyöntekijä välittää puhelun yleensä lääkärille tai sairaanhoitajalle, muuten hän ottaa hyvin yksityiskohtaisen viestin ja välittää tärkeimmät tiedot päivystävälle lääketieteen asiantuntijalle.
Työ vaatii yleensä myös paljon taitoa aikatauluttamisessa ja ajan järjestämisessä. Järjestelmänvalvojat luovat ja hallitsevat tyypillisesti tapaamis-, potilasneuvonta- ja tärkeiden kokousten kalentereita, joita heidän on pidettävä jatkuvasti ajan tasalla. Kun lääkärit, sairaanhoitajat tai muut lääketieteen ammattilaiset ovat myöhässä aikataulusta tai joutuvat jättämään päivät väliin, järjestelmänvalvojan tehtävä on yleensä säätää asioita. Potilaiden soittaminen, tapahtumien siirtäminen ja tapaamisten siirtäminen hetkessä voi olla keskeinen osa työtä.
Toimistotyö
Lääketieteellinen maailma on voimakkaasti asiakirjariippuvainen, ja yksi lääkäriaseman ylläpitäjän suurimmista tehtävistä on pitää paperit ja kirjalliset tiedostot järjestyksessä. Tämä alkaa yleensä potilastietueilla. Järjestelmänvalvojan on yleensä kehitettävä järjestelmä tiedostojen pitämiseksi ajan tasalla ja saatavilla, mikä usein sisältää tietojenkäsittelyn ja sähköisen kirjanpidon. Useimmat nykyaikaiset toimistot käyttävät digitaalisten ja paperipohjaisten tiedostojen yhdistelmää, ja niiden järjestäminen ja omaksuminen voi olla isompi tehtävä kuin miltä se näyttää.
Toimiston ylläpitäjät voivat myös olla vastuussa kirjeenvaihdon hallinnasta ja asioiden, kuten sähkölaskujen ja palkanlaskennan, hoitamisesta. Suurin osa tästä riippuu kyseessä olevan toimiston koosta – suurissa operaatioissa, kuten sairaaloissa, on usein erityisiä laskutusosastoja, jotka hoitavat talousasioita, mutta pienemmissä käytännöissä nämä asiat kuuluvat usein vastaanotossa istuvaan henkilöön. Joissakin paikoissa tämä henkilö saattaa käsitellä myös vakuutusasiakirjoja, kuten laskujen lähettämistä potilaille ja kolmansien osapuolten maksujen hallintaa.
Avustavat lääkärit
Toimistosta riippuen järjestelmänvalvojaa voidaan myös vaatia auttamaan lääkintähenkilöstöä esimerkiksi asiakirjojen sanelun, transkription ja tenttihuoneen valmistelussa. Laboratoriotestien tilaaminen saattaa myös olla tarpeen. Joissakin tapauksissa terveydenhuollon ammattilaiset pitävät toimistohenkilöstöään henkilökohtaisina avustajina ja pyytävät heitä esimerkiksi järjestämään henkilökohtaisen kuljetuksen, tekemään illallisvarauksia tai keräämään kuivapesun, vaikka tämä ei missään tapauksessa ole yleinen osa työnkuvausta.
Eri työasetukset
Lääketieteellisen toimiston ylläpitäjä voi työskennellä monissa eri paikoissa. Yksilölliset käytännöt ovat yleisimpiä, mutta työ löytyy lähes mistä tahansa, missä potilaat ja terveydenhuollon työntekijät ovat vuorovaikutuksessa-sairaalat, hoitokodit ja erilliset klinikat ovat vain muutamia esimerkkejä. Joskus on myös mahdollista löytää tällaisia ylläpitäjiä, jotka työskentelevät kotoa käsin, usein ”virtuaaliassistentteina”. Lääkärit ja muut, jotka harjoittavat pieniä käytäntöjä, eivät ehkä joudu palkkaamaan henkilökuntaa tapaamisten järjestämiseen ja arkistoinnin hallintaan kokopäiväisesti, mutta etäapu muutaman tunnin viikossa on usein hyödyllistä. Kotona työskentely edellyttää yleensä pääsyä Internetiin ja omaa puhelinlinjaa lääketieteellisten puheluiden käsittelyyn, mutta yksityiskohdat voivat vaihdella paljon olosuhteista riippuen.
Koulutus- ja koulutusvaatimukset
Työnantajat asettavat suurelta osin omat vaatimukset lääketieteellisten toimistojen ylläpitäjien palkkaamiseen, mutta lukion tutkintotodistus tai vastaava on lähes aina välttämätöntä. Kokemus toimistotyöstä on yleensä myös etu, ja lääketieteellisen laskutuksen ja koodauksen tuntemus voi myös olla hyödyllistä. Jotkut oppilaitokset ja ammattikoulut tarjoavat kursseja, jotka on suunniteltu erityisesti kouluttamaan ihmisiä työskentelemään lääkäriasemilla. Vaikka tällaiset ohjelmat eivät millään tavalla takaa lääketieteellisen toimiston järjestelmänvalvojan työtä, ne voivat helpottaa hakijoiden huomioimista, etenkin kilpailukykyisten työpaikkojen tai toivottujen työnantajien osalta.