Monet ihmiset käyttävät videoneuvotteluja viestintäkeinona. Tämän tyyppisellä viestintätekniikalla on lisäetu, koska se voi nähdä konferenssissa pidettävät osapuolet, mikä on toisin kuin vain ääniviestintätekniikat. On olemassa useita eri laitteita, joita tarvitaan riippuen siitä, minkä tyyppistä videoneuvottelua pidetään. Yleensä tarvitaan kuitenkin vain verkkokamera, mikrofoni ja tietokone.
Vaikka jotkin tietokonejärjestelmät ovat videoneuvottelutoimintoja heti, kun ne tulevat pakkauksesta, toiset vaativat lisälaitteita sopivan alustan asettamiseksi. Yleisimmät vaatimukset ovat mikrofoni, kaiuttimet ja verkkokamera. Jotkut ihmiset haluavat ostaa videoneuvotteluohjelmiston tietokoneelleen asennettavaksi, mutta tämä ohjelmisto ei ole välttämätön. Saatavilla on useita erilaisia Internet-pohjaisia videoneuvotteluohjelmia, jotka voidaan ladata ja käyttää ilmaiseksi. Jotkut ihmiset voivat kuitenkin ostaa neuvotteluohjelmiston, kun erityisominaisuuksia tarvitaan.
Verkkokameroita on saatavana monenlaisilla hinnoilla ja vaihtoehdoilla, mutta videoneuvottelun suorittamiseen käytetyssä tietokoneessa on usein yksi sisäänrakennettu. Kun pieni kahden tai kahdeksan hengen ryhmä osallistuu videoneuvotteluun, tarvitaan yleensä vain yksi verkkokamera. On kuitenkin aikoja, jolloin jokainen videoneuvotteluun osallistuva haluaa mieluummin oman verkkokameran. Tällöin kokouksen helpottamiseen käytettävän videoneuvotteluohjelmiston, olipa se sitten itse ostettu tai verkkopohjainen, on tuettava useampaa kuin yhtä kameraa.
Hyvä mikrofoni on olennainen osa videoneuvottelua. Jotta osallistujat voisivat kommunikoida tehokkaammin keskenään, jokainen voi haluta oman mikrofoninsa, koska yhdellä mikrofonilla ei välttämättä ole äänialueita koko huoneessa. Markkinoilla on monia erilaisia mikrofoneja, joita voidaan käyttää helpottamaan videoneuvotteluja. Nämä mikrofonit vaihtelevat kuulokkeista käsimikrofoneihin, monisuuntaisista monisuuntaisiin ja paljon muuta.
Tietokonenäytön lisäksi jotkut ihmiset haluavat käyttää lisänäyttöjä videoneuvottelun aikana. Tämä tapahtuu erityisesti silloin, kun videoneuvotteluun osallistuu suuri joukko ihmisiä. Kun videoneuvotteluun osallistuu yli 20 ihmistä, heijastusnäyttö on yleensä paras näyttötyyppi, koska näin kaikki osallistujat näkevät selvästi, mitä tapahtuu. Useita kaiuttimia on myös asennettava, kun suuri määrä ihmisiä osallistuu videoneuvotteluun, jotta ääni voidaan kuulla selvästi kaikkialla.